Aumentar o foco, o engajamento e a agilidade estratégica do negócio é um objetivo comum em empresas de todos os tamanhos, independentemente do setor. A ideia é trabalhar com um conjunto de objetivos bem estruturado e mensurável, capaz de guiar decisões inteligentes rumo ao sucesso do negócio. Para isso, é fundamental conhecer a metodologia OKR.
Surgida na década de 70 e muito popular em empresas do Vale do Silício, OKR é uma ferramenta que vem ganhando espaço ao redor do mundo.
Podemos afirmar que é um mecanismo simples de entender, mas relativamente complexo de implementar. Essa complexidade cresce ainda mais em casos de aplicação em grande escala.
Pensando nisso, elaboramos este guia. Ao longo do texto, você vai entender de uma vez por todas o que é OKR, conhecer seus benefícios, aplicações e melhores práticas. Além disso, vamos passar um passo a passo para você usar o framework na realidade do seu negócio!
O que é OKR?
Uma das maiores dificuldades das organizações em todo o mundo é transformar suas estratégias em benefícios mensuráveis para o negócio e para os clientes.
Na maioria dos casos, o problema está justamente na dificuldade de se identificar os outcomes, ou seja, os benefícios mensuráveis a serem gerados para o negócio e para os clientes.
A razão é simples: falta conexão entre a estratégia do negócio e o que as pessoas fazem no dia a dia. Isso não prejudica apenas os resultados financeiros, mas também prejudica o engajamento, causando frustração nos colaboradores e insatisfação nos clientes.
E é aí que entra o método OKR. A sigla vem de “Objectives and Key Results” (objetivos e resultados-chave).
Um Objective (objetivo) é uma descrição qualitativa de algo que você quer atingir. Ele representa um problema a ser resolvido ou oportunidade.
Já os Key Results (resultados-chave) definem como a empresa medirá que está indo rumo ao atingimento do objetivo. Eles representam benefícios mensuráveis para o negócio ou para o cliente.
Trata-se de uma ferramenta poderosa para definir objetivos e medir seu progresso baseado em resultados atingidos, por meio de foco, colaboração e alinhamento.
Isso auxilia no direcionamento dos esforços de toda a empresa para o que mais importa. A abordagem ajuda a companhia a se mobilizar de maneira eficaz para tomar as ações certas, nos momentos adequados.
Perceba que estamos falando de um framework que vai muito além da gestão de metas. Por meio de OKR, todos na empresa passam a ter clareza de quais são as prioridades (o que fazer?) e como suas prioridades estão relacionadas à estratégia e aos objetivos da empresa (por que fazer?).
Assim, além de melhorar os resultados do negócio, é possível impulsionar os níveis de satisfação e engajamento dos colaboradores, que apreciam um ambiente com mais transparência, colaboração e senso de contribuição. Isso vai de acordo com a famosa fala de Simon Sinek: “Start With Why” (comece pelo porquê).
“Nenhuma empresa, pequena ou grande, consegue ter sucesso no longo prazo sem times que acreditam na missão e compreendem como atingi-la.” - Jack Welch.
Qual é a fórmula do OKR?
Quando John Doerr, antigo gestor da Intel e braço direito de Andy Grove, levou o OKR para o Google, ele utilizou uma fórmula simples para comunicar a metodologia. O modelo pode ser utilizado para facilitar a implantação da OKR. Veja abaixo:
Nós iremos ___________, medido por _____________.
Ou seja:
Nós iremos: {objetivo}
Medido por:
- {key result 1}
- {key result 2}
- {key result 3}
Perceba a relação entre os componentes da fórmula. Ela inclui tanto o que o negócio deseja realizar quanto a forma de mensuração do atingimento.
Neste sentido, um elemento crucial desta fórmula é a palavra-chave “medido por”. É aqui que está uma possível interseção entre OKR e KPIs, que são os indicadores-chave de performance.
Abaixo um exemplo de um OKR para uma empresa que deseja aumentar o nível de satisfação de seus clientes. Repare que o objetivo definido é medido por três Key Results.
“Nós iremos encantar os consumidores dos nossos produtos…”:
Medido por:
- KR1: aumentar a taxa de retenção de clientes em 20%;
- KR2: aumentar a quantidade de usuários ativos mensais de 5.000 para 8.000;
- KR3: aumentar o NPS (Net Promoter Score) de 50 para 60.
De onde surgiu OKR?
Agora que sabemos o que é OKR, vamos falar mais sobre seu histórico. A sigla, surgida na década de 70, tem origem na Intel e foi cunhada por seu CEO, Andy Grove, um dos maiores líderes de negócios de todos os tempos.
Desde a sua concepção, até a sua crescente adoção no mercado extremamente competitivo da atualidade, OKR vem ajudando as empresas a produzirem ambientes muito mais engajadores.
Mediante ciclos de feedback frequentes, os times são capazes de visualizar o progresso de seu trabalho rumo ao atingimento de seus objetivos.
Desta forma, podemos dizer que a OKR ajuda a empresa a ter mais sucesso por meio de foco em resultados (e não somente em atividades) e com alguns princípios também presentes em algumas metodologias ágeis.
Quais empresas usam OKR?
Como mencionamos na introdução, OKR pode ser adotada por qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. Porém, empresas com ciclos mais curtos de feedback dos produtos e serviços colherão ainda mais benefícios.
Cada vez mais vemos casos da adoção de OKR em organizações, desde pequenos negócios, startups em diferentes estágios de crescimento até grandes empresas listadas na Fortune 500.
Em 2013, o Google anunciou a adoção da metodologia OKR e, desde então, sua popularidade só vem aumentando.
Outras empresas que adotaram o framework OKR como parte fundamental do seu modelo de gestão são:
- Intel;
- Amazon;
- Oracle;
- LinkedIn;
- Twitter;
- Dropbox;
- Netflix;
- Spotify;
- Adobe.
Como funciona a metodologia OKR?
Um OKR é composto por um objetivo (Objective) e um conjunto de resultados-chave (Key Results). Vamos falar mais sobre esses elementos?
Objectives
É comprovado que empresas e equipes que definem objetivos claros têm melhores resultados. Na linguagem de OKR, o objetivo define algo que você quer conquistar ou melhorar.
De fato, podemos dizer que um objetivo é como se fosse uma “minivisão”, uma conquista de curto prazo, dado que uma visão é, em geral, de longo prazo.
Key Results
Já os resultados-chave representam como mediremos que estamos avançando rumo ao objetivo definido. Certamente, bons Key Results são acompanhados de bons indicadores de desempenho, como veremos logo mais.
Quais os 10 benefícios do OKR?
Neste ponto, você já entende o que é OKR e conhece sua aplicação prática, mas, afinal, será que vale mesmo investir tempo nessa abordagem? Aqui, a resposta é categórica: sim.
A Thomaz Ribas tem experiência na implementação da metodologia em empresas de diversos segmentos. Construímos histórias de sucesso com OKR em diferentes países e, nessa jornada, alguns benefícios ficaram bem claros. São eles:
- agilidade;
- foco;
- alinhamento;
- engajamento;
- facilidade em usar;
- transparência;
- foco no crescimento;
- resultados surpreendentes;
- ciclo de aprendizado;
- comunicação clara.
Agora você deve estar pensando: o que fazer para aplicar a metodologia e acessar todas essas vantagens? É o que contamos no próximo tópico.
Como aplicar a metodologia OKR?
Mais acima, apresentamos a fórmula criada por John Doerr para a aplicação do OKR. Com ela em mente, você já tem um bom ponto de partida. Contudo, é importante compreender as particularidades do seu negócio e do mercado em que está inserido, de modo a escrever objetivos e resultados-chave eficazes para a sua empresa.
Lembremos que o objetivo deve ser uma descrição clara, qualitativa e aspiracional do que a organização deseja alcançar. Portanto, comece questionando onde sua empresa pretende chegar e quais problemas e oportunidades precisam ser considerados no processo.
O processo deve resultar em uma declaração de objetivo que gere entusiasmo e motivação nas pessoas envolvidas. Mais do que isso, é importante que o objetivo seja desafiador e, ao mesmo tempo, alcançável dentro de um período determinado. Também é crucial que o objetivo seja claro, o que demanda uma boa comunicação com as equipes.
E, se os objetivos são qualitativos, devem ser acompanhados de resultados-chave quantitativos. Sim, os seus Key Results precisam conter números, ou eles serão simplesmente ineficazes.
Lembre-se de que o papel dos resultados-chave é avaliar se você está no caminho certo para chegar ao objetivo. Por essa razão, é preciso ter foco: mantenha o número de KRs entre 2 e 5 para cada objetivo.
Por fim, uma dica para você aplicar OKR é combinar a metodologia com o uso de KPIs, os Key Performance Indicators. Esses indicadores são importantes para monitorar a saúde de um processo, produto ou serviço. Caso um deles sofra uma variação, pode impactar na definição eficiente de um novo resultado-chave.
6 Passos para implementar OKR
Garanta um propósito e estratégias claras
Cada empresa tem o seu propósito. Todos os esforços devem ser direcionados para o cumprimento dele.
Caso sua empresa já tenha um propósito claro, reforce-o com os times. Isso ajudará a dar clareza durante o processo de OKRs.
O mesmo vale para a sua estratégia. A estratégia de uma organização é definida pelas prioridades de negócio estabelecidas em reconhecimento ao seu ambiente operacional, que ajudam a perseguir seu propósito.
É fundamental que tanto o propósito quanto a estratégia sejam claramente comunicados para toda a empresa.
Caso você ainda não tenha um propósito e estratégias claras, é hora de parar e trabalhar nisso. Avançar para o próximo passo sem tomar essa atitude seria uma forma apenas performática de utilizar OKR, não produzindo resultados significativos e desperdiçando recursos e o tempo das pessoas envolvidas.
Estabeleça as cadências de definição de OKRs
Já tem um propósito e estratégias bem definidas? Ótimo, agora é hora de definir sua cadência de OKR (a duração do ciclo). Essa é a frequência na qual os objetivos serão avaliados e estabelecidos.
Para ilustrar, vamos a um exemplo. Em uma das startups que aplicamos a metodologia, foi definida a adoção de somente um nível de OKRs em ciclos de 2 meses. Neste caso, eles faziam a revisão e definição de OKRs a cada 2 meses. De fato, eles estavam em um estágio inicial do seu produto, com alta incerteza e volatilidade.
Por outro lado, já atuamos também com diversos clientes que adotam um ciclo anual para OKRs da empresa e um ciclo trimestral para OKRs de times.
O resumo é que cada empresa deve definir a sua cadência de OKRs de acordo com o seu contexto e a volatilidade do seu negócio.
Defina e alinhe os OKRs da empresa
Com as cadências definidas, é hora de definir e comunicar os OKRs da empresa (ou unidades). Os objetivos estratégicos da organização são a base que os times precisam para construir os seus OKRs.
- Quais são as coisas mais importantes que sua organização precisa conquistar no ano? E no semestre?
Os executivos da empresa devem responder essa pergunta para compor os OKRs da organização.
Porém, eles não devem fazer isso de forma isolada. Obter inputs dos times é fundamental para garantir a qualidade dos OKRs. Por isso, dizemos que OKR é um processo top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima).
Defina e alinhe os OKRs dos times
Este é o momento no qual times definem como podem contribuir para o atingimento dos OKRs da empresa, mediante de seus próprios OKRs.
Uma vez que os times têm seus OKRs definidos e alinhados com os líderes e demais times interdependentes, eles podem definir quais iniciativas (tarefas, projetos, etc.) serão realizadas para atingir seus OKRs.
“E se eu não conseguir definir Key Results para meus objetivos?” Neste caso, temos um problema. Afinal, como você saberá se atingiu o objetivo?
Por mais que às vezes seja desafiador elencar resultados-chave para um objetivo, lhe encorajamos a refletir mais para entender de que modo você poderia medir o progresso rumo ao atingimento do objetivo. Vale a pena o esforço!
Garanta que check-ins de OKR aconteçam
Agora, vamos supor que sua empresa definiu uma cadência trimestral para os OKRs de um certo produto. Dentro deste intervalo de 3 meses, é fundamental fazer verificações periódicas (preferencialmente semanais) para acompanhar a evolução dos Key Results. Tais verificações rápidas chamam-se check-ins.
O propósito do check-in semanal é avaliar o progresso dos OKRs para identificar rapidamente problemas que possam ameaçar o atingimento dos OKRs.
Essa cadência ajuda a manter o foco, e faz com que a cultura de OKRs se torne cada vez mais parte da rotina semanal. O foco da reunião deve ser nas atividades mais importantes (prioridades) para o atingimento dos OKRs.
Aqui, duas observações:
- para times que utilizam o framework Scrum, é possível aproveitar um tempo da reunião de Sprint Planning ou Sprint Review para fazer o check-in dos OKRs;
- já para times que adotam o método Kanban, pode-se usar, por exemplo, um tempo da reunião de Service Delivery Review ou mesmo a Replenishment Meeting.
Por outro lado, se você ainda não tem nenhuma cadência dentro do seu modelo de gestão, experimente executar o check-in semanal assim que possível.
Revise os OKRs no final do ciclo
Por fim, ao término do ciclo, é importante que o time revise seus OKRs. Isso pode ser feito em um encontro no qual os envolvidos compartilham as conquistas e desafios durante o ciclo que se encerra. É um momento de ouro para compartilhar aprendizados. Essa é a essência do OKR (rápido aprendizado e adaptação às mudanças).
É provável que no primeiro ciclo os resultados dos OKRs fiquem abaixo das expectativas. Porém, não desista, pois isso é fundamental para os aprendizados.
Portanto, é hora de identificar o que ocorreu e tomar medidas para melhorar no próximo ciclo. Para tal, inclua todo o time no processo de aprendizagem e tente aumentar o senso de participação e comprometimento dos envolvidos.
Por outro lado, caso muitos dos OKRs tenham sido atingidos facilmente, você tem uma oportunidade para subir as expectativas para o próximo ciclo. Documente os resultados e se prepare para a definição dos OKRs do ciclo que está por vir.
Para exemplificar, separamos a imagem abaixo. Ela ilustra ciclos trimestrais de OKRs durante um ano.
Diferença entre OKR e metodologias tradicionais
Já estão claros os motivos que tornam a metodologia OKR tão benéfica para sua empresa. Porém, você ainda pode estar em dúvida sobre suas vantagens em relação a outras metodologias tradicionais.
O questionamento é válido, mas o fato é que o OKR traz benefícios que superam abordagens tradicionais como o BSC (Balanced Scorecard) e outras do mercado.
Primeiramente, OKR tem cadências mais curtas, tipicamente trimestrais, trazendo a flexibilidade necessária para que as equipes possam corrigir sua rota mais vezes ao longo do ano, rumo ao atingimento dos objetivos estratégicos da empresa.
A cadência mais curta traz a flexibilidade e o foco necessário para que as equipes atuem naquilo que for realmente gerar mais valor durante os próximos 3 meses (para ciclos trimestrais).
Além disso, OKR funciona tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima. Palavras como “desdobrar” ou “cascatear” quase não são utilizadas. Assim, dizemos que OKRs se alinham entre si.
Os objetivos emergem em um processo de definição de OKRs a partir de uma combinação de interações e conversas bi-direcionais entre gestores, equipes e indivíduos.
Além disso, essa característica top-down e bottom-up do OKR envolve mais pessoas no processo, o que contribui para o aumento do engajamento e estimula pensamentos criativos e ambiciosos.
Ainda nesse sentido, recomendamos não atrelar OKRs a compensações ou remunerações variáveis. Dessa forma, a empresa ressignifica o conceito de meta, que é tradicionalmente ligada a punições ou recompensas.
O fato é que a adoção de OKR explodiu nos últimos anos, especialmente por conta de eventos como o Fórum Mundial de OKR de Amsterdã. Isso é ótimo, mas também tem consequências negativas, como a proliferação de materiais equivocados sobre o assunto.
Antes de iniciar sua jornada com OKR, ou caso você esteja buscando evoluir a prática de OKR, sugerimos que você foque nos princípios primeiro.
Ajude os times a compreender a diferença entre atividades e resultados, facilite as conversas entre diferentes times e mediar os conflitos. E, acima de tudo, busque comprometimento e consistência, principalmente dos líderes executivos. Esse é um dos segredos para adotar OKR com excelência.