OKR e KPI: entenda a diferença e qual utilizar

Muitas siglas compõem o dia a dia de alguém que trabalha com planejamento estratégico e OKR e KPI estão entre as mais utilizadas. Ambas têm relação direta com a definição e o acompanhamento de objetivos e metas, o que faz com que sejam muitas vezes confundidas. Porém, funcionam de forma diferente e são, na verdade, complementares.

Compreender tais conceitos e saber como aplicá-los é fundamental para quem busca um crescimento sustentável, ágil e até inovador. Isso envolve entender não apenas suas diferenças, mas também como os conceitos se entrelaçam.

Neste texto, vamos definir o significado de OKR e KPI, além de ressaltar suas diferenças e mostrar como podem ser trabalhados em conjunto, deixando claro todos os benefícios envolvidos. Quer saber mais? É só continuar a leitura!

Exemplos de OKRs

Para facilitar sua compreensão, separamos alguns exemplos de OKRs. Note que todos os Key Results contam com indicadores de desempenho.

Objetivo: bombar as vendas recorrentes para retomar crescimento;

• KR1: aumentar a receita recorrente mensal de 80K para 150K;
• KR2: reduzir a taxa de abandono de 2% para 1,3%;
• KR3: aumentar o número de assinantes de 1.500 para 2.200.

Como definir OKRs? 

Agora, você pode estar se perguntando como colocar isso em prática e definir as suas OKRs. Naturalmente, não há fórmula mágica. É preciso considerar as singularidades da sua empresa e do mercado em que está inserida para chegar a conclusões que façam sentido para o seu momento. Dito isso, podemos passar algumas dicas gerais.

Para se inspirar, faça algumas perguntas.

• Aonde pretendemos chegar?
• Quais problemas (ou oportunidades) queremos endereçar?
• O que precisa melhorar?

Esse simples exercício facilitará a primeira definição do processo: seu objetivo. Com base nele, você pode olhar para sua situação atual, analisar dados e definir os resultados-chave que devem ser atribuídos ao objetivo.

Uma boa prática é definir KRs que representem benefícios para o cliente e/ou para o negócio e buscar formas de fazer com que um complemente o outro. Além disso, eles devem ser claros, mensuráveis, realistas e desafiadores ao mesmo tempo, de modo a garantir a compreensão e o engajamento das equipes.

O que é KPI? 

KPI, sigla para “Key Performance Indicators”, ou “Indicadores-Chave de Performance”, é uma ferramenta valiosa para medir o desempenho de processos de um negócio. Estamos falando de processos como negociações de contratos, vendas, atendimento ao cliente, publicação de conteúdos etc.

Neste sentido, podemos dizer que um KPI é uma quantificação que exibe uma evidência objetiva do grau em que um resultado de desempenho está ocorrendo ao longo do tempo.

Esses indicadores de desempenho são derivados da missão, visão e estratégia da empresa. Quando estabelece um KPI, você define os elementos do seu negócio considerados críticos e, assim, pode medir efetivamente a saúde empresarial. Para isso, é importante considerar três elementos:

• indicador: aquilo que se deseja medir;
• valor atual: o valor do indicador medido em um determinado momento;
• limites: valor ou intervalo no qual o indicador deve ser mantido para o estado ser considerado saudável.

Exemplos de KPIs 

Imagine que você faz uma análise estratégica e descobre que uma das suas fraquezas em relação aos concorrentes é o volume de clientes perdidos em um período.

Seu churn rate, ou taxa de abandono, está em 3,5%, enquanto a média do mercado é de 2%. Aqui, temos um exemplo intuitivo de KPI: manter o churn abaixo de 2%.

Outros exemplos de KPIs são: 

• taxa de conversão de vendas;
• custo por aquisição de cliente (CAC);
• taxa de engajamento;
• retorno sobre investimento (ROI).

Cabe a você, a partir de uma abordagem estratégica, definir os KPIs que fazem sentido para a realidade e as ambições da sua empresa.

Como definir KPIs? 

Definir KPIs requer uma compreensão clara dos objetivos estratégicos da empresa e uma análise criteriosa dos processos e atividades-chave que contribuem para esses objetivos.

Primeiramente, é fundamental identificar os aspectos críticos do negócio que precisam ser monitorados e melhorados. Isso pode envolver áreas como vendas, marketing, atendimento ao cliente, operações e financeiro.

Além disso, é essencial estabelecer metas claras e limites para cada KPI, permitindo uma avaliação precisa do desempenho e uma orientação para futuras ações e decisões empresariais.

OKR vs KPI: quais as diferenças?

Como você pôde notar, OKR e KPI são conceitos que atuam sobre o planejamento estratégico da empresa, mas contêm diferenças importantes.

Enquanto os OKRs são empregados para traduzir a estratégia empresarial em resultados, deixando claro o que melhorar, KPIs avaliam a saúde do negócio por meio de monitoramento das mensurações.

Assim, a distinção principal entre OKR e KPI reside no fato de que OKR se concentra em definir o que melhorar (os resultados desejados), enquanto KPI monitora o desempenho e a saúde de um processo, produto ou serviço.

Quais os benefícios de utilizar OKRs e KPIs na sua gestão? 

A utilização de OKRs e KPIs na gestão é essencial para dar um norte ao caminho que está sendo percorrido.

Os OKRs, por exemplo, definem as conquistas ou mudanças de desempenho que precisam acontecer em um período específico para garantir o sucesso de um produto, serviço ou plano de negócios. Eles ajudam gestores e equipes a manter o foco no que realmente importa.

Já os KPIs são monitores que mostram se o produto, serviço ou negócio está saudável. Uma mudança inesperada em um KPI pode justificar a definição de um novo KR (Key Result) para retomá-lo ao patamar desejado, possibilitando mudanças ágeis para ajustar o percurso, reduzir danos e potencializar ganhos.

OKR ou KPI: qual você deve utilizar?

Escolher entre OKRs e KPIs é uma decisão que surge com frequência nas organizações. Porém, não se trata de uma dualidade. 

O fato é que OKRs e KPIs podem — e até devem — ser utilizados em conjunto, conforme mostraremos a seguir.

É possível trabalhar com OKR e KPI ao mesmo tempo?

Trabalhar OKRs e KPIs de maneira integrada é recomendável para adquirir uma visão completa do seu plano estratégico, envolvendo não apenas seus fins, mas também os meios de chegar até lá.

Para explicar melhor a integração entre essas duas ferramentas de gestão, vamos fazer uma analogia com a nossa saúde. Imagine que você não está se sentindo bem, e vai ao hospital.

Chegando lá, você passa na triagem e o pessoal da enfermagem mede seus indicadores-chave de saúde, por exemplo:

• frequência cardíaca;
• frequência respiratória;
• pressão arterial;
• temperatura corporal.

Caso um desses indicadores esteja muito fora do normal (a sua temperatura corporal, por exemplo), você será submetido a um atendimento e tratamento específico para melhorar. 

Nesse momento, o indicador “temperatura corporal” passa a fazer parte de um Key Result, que pode ser: “reduzir a temperatura corporal de 39 graus para 36,5 graus”.

Uma vez que este Key Result foi atingido, ele pode, então, voltar à lista de indicadores de monitoramento.

No mundo empresarial é o mesmo. Imagine uma empresa de e-commerce que deseja aumentar a sua taxa de conversão de vendas no próximo trimestre.

Um de seus Key Results poderia ser: “aumentar a taxa de conversão de vendas de 18% para 25%”.

Ao mesmo tempo, essa empresa poderia ter alguns KPIs de monitoramento, por exemplo:

• volume de visitas no site;
• taxa de disponibilidade da infraestrutura.

Assim, se em algum momento um desses KPIs sair do patamar desejado, podemos decidir incluí-los nos nossos OKRs do próximo trimestre.

OKR e KPI são conceitos que todo profissional que trabalha com gestão de negócios deve conhecer. Ao compreender a importância de ambos e, principalmente, como combiná-los, você ganha ferramentas valiosas para planejar o futuro do seu negócio e garantir que está no caminho certo para alcançar seus principais objetivos.