O que é OKR, como funciona a metodologia e como implementar

OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia de gestão de objetivos que ajuda líderes e equipes a estabelecer e alcançar benefícios mensuráveis e ambiciosos para o negócio e clientes, de forma ágil e colaborativa.

Surgida na década de 70 e popularizada por empresas de tecnologia do Vale do Silício, OKR é um framework que vem ajudando cada vez líderes e equipes a aumentar o foco, o engajamento e a agilidade, independente do setor ou segmento da empresa.  

Podemos afirmar que é um mecanismo simples de entender, mas relativamente complexo de implementar. Essa complexidade cresce ainda mais em casos de aplicação em grande escala. 

Pensando nisso, elaboramos este guia. Ao longo do texto, você vai entender a fundo o que é OKR, conhecer seus benefícios, exemplos e formas de aplicar. Além disso, vamos compartilhar um passo a passo para você usar o framework na prática!

O que é OKR? 

Uma das maiores dificuldades das organizações em todo o mundo é transformar suas estratégias em benefícios mensuráveis para o negócio e para os clientes. 

Na maioria dos casos, o problema está justamente na dificuldade de se identificar os outcomes, ou seja, os benefícios mensuráveis a serem gerados para o negócio e para os clientes. 

A razão é simples: falta conexão entre a estratégia do negócio e o que as pessoas fazem no dia a dia. Isso não prejudica apenas os resultados financeiros, mas também prejudica o engajamento, causando frustração nos colaboradores e insatisfação nos clientes. 

E é aí que entra o método OKR. A sigla vem de “Objectives and Key Results” (objetivos e resultados-chave).

Um Objective (objetivo) é uma descrição qualitativa de algo que você quer atingir. Ele representa um problema ou oportunidade que você deseja endereçar.

Já os Key Results (resultados-chave) definem como você medirá que está indo rumo ao atingimento do objetivo. Eles representam benefícios mensuráveis para o negócio ou para o cliente.

Trata-se de uma ferramenta poderosa para definir objetivos e medir seu progresso baseado em resultados atingidos, por meio de foco, colaboração e alinhamento. 

Isso auxilia no direcionamento dos esforços de toda a empresa para o que mais importa. A abordagem ajuda a organização a se mobilizar de maneira eficaz para tomar as ações certas, nos momentos adequados. 

Perceba que estamos falando de um framework que vai muito além da gestão de metas. Por meio de OKR, todos na empresa passam a ter clareza de quais são as prioridades (o que fazer?) e como suas prioridades estão relacionadas à estratégia e aos objetivos da empresa (por que fazer?).

Assim, além de melhorar os resultados do negócio, é possível impulsionar os níveis de satisfação e engajamento dos colaboradores, que apreciam um ambiente com mais transparência, colaboração e senso de contribuição. Isso vai de acordo com a famosa fala de Simon Sinek: “Start With Why” (comece pelo porquê).

Qual é a fórmula de um OKR? 

Quando John Doerr, antigo gestor da Intel e braço direito de Andy Grove, levou o OKR para o Google, ele utilizou uma fórmula simples para comunicar um OKR. Veja abaixo:

Nós iremos ___________, medido por _____________.

Ou seja:

Nós iremos: {objetivo}

Medido por:

• {key result 1}
• {key result 2}
• {key result 3}

Perceba a relação entre os componentes da fórmula. Ela inclui tanto o que o negócio deseja realizar quanto a forma de mensuração do atingimento.

Neste sentido, um elemento crucial desta fórmula é a palavra-chave “medido por”. É aqui que está uma possível  interseção entre OKR e KPIs, que são os indicadores-chave de performance. 

Abaixo um exemplo de um OKR para uma empresa que deseja aumentar o nível de satisfação de seus clientes. Repare que o objetivo definido é medido por três Key Results.

“Nós iremos encantar os consumidores dos nossos produtos…”:

Medido por:

• KR1: aumentar a taxa de retenção de clientes em 20%;
• KR2: aumentar a quantidade de usuários ativos mensais de 5.000 para 8.000;
• KR3: aumentar o NPS (Net Promoter Score) de 50 para 60.

De onde surgiu OKR?

Agora que sabemos o que é OKR, vamos falar mais sobre seu histórico. A sigla, surgida na década de 70, tem origem na Intel e foi cunhada por seu CEO, Andy Grove, um dos maiores líderes de negócios de todos os tempos.

Desde a sua concepção, até a sua crescente adoção no mercado extremamente competitivo da atualidade, OKR vem ajudando as empresas a gerarem melhores resultados, terem mais foco e desenvolverem ambientes muito mais engajadores.

Mediante ciclos de feedback frequentes, os times são capazes de visualizar o progresso de seu trabalho rumo ao atingimento de seus objetivos.

Desta forma, podemos dizer que a OKR ajuda a empresa a ter mais sucesso por meio de foco em resultados (e não somente em atividades ou projetos) e com alguns princípios também presentes em algumas metodologias ágeis. 

Quais empresas usam OKR?

Como mencionamos na introdução, OKR pode ser adotada por qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. 

Cada vez mais vemos casos da adoção de OKR em organizações, desde pequenos negócios, startups em diferentes estágios de crescimento até grandes empresas listadas na Fortune 500. 

Em 2013, o Google anunciou a adoção da metodologia OKR e, desde então, sua popularidade só vem aumentando. 

Outras empresas que adotaram o framework OKR como parte fundamental do seu modelo de gestão são:

• Intel;
• Amazon;
• Oracle;
• LinkedIn;
• Twitter;
• Dropbox;
• Netflix;
• Spotify;
• Adobe.

Para que serve o framework OKR?

OKR ajuda equipes e organizações a irem além da gestão de projetos ou atividades, trazendo uma linguagem simples e eficaz para definir com clareza os critérios de sucesso e gerar forte alinhamento com relação a onde focar.

Com frequencia vemos equipes mergulhadas em projetos, backlogs e listas de atividades. Muitas vezes esse mergulho no "fazer" faz com que a organização crie times "tarefeiros", sem a compreensão de porque fazem o que fazem (o propósito).

Infelizmente, para muitas empresas, sucesso significa entregar os projetos no prazo, custo e escopo combinados (termos típicos da gestão de projetos), gerando uma miopia com relação ao real impacto que estão gerando para o negócio e para os clientes.

Neste sentido, OKR traz uma provocação:

Sucesso não é entregar projetos no prazo, escopo e tempo combinados. Esses elementos continuam sendo importantes, mas não suficientes. Enquanto a estratégia uma organização for entregar atividades ou executar projetos, estamos confundindo sucesso com conclusão de ações.

Por isso, OKR nos ajudará a definir com clareza (de forma mensurável), quais benefícios queremos gerar para nossos clientes, através de nossos produtos e serviços.

Como funciona a metodologia OKR? 

Um OKR é composto por um objetivo (Objective) e um conjunto de resultados-chave (Key Results). Vamos falar mais sobre esses elementos? 

Objective

É comprovado que empresas e equipes que definem objetivos claros têm melhores resultados. Na linguagem de OKR, o objetivo define algo que você quer conquistar ou melhorar.

De fato, podemos dizer que um objetivo é como se fosse uma “minivisão”, uma conquista de curto ou médio prazo, dado que uma visão é, em geral, de longo prazo. 

Key Results

Já os resultados-chave representam como mediremos que estamos avançando rumo ao objetivo definido. Certamente, bons Key Results são acompanhados de bons indicadores de desempenho, como veremos logo mais.

Benefícios da metodologia OKR 

Neste ponto, você já entende o que é OKR e conhece sua aplicação prática, mas, afinal, será que vale mesmo investir nessa abordagem? Aqui, a resposta é categórica: sim. 

A Thomaz Ribas tem ampla experiência na implementação da metodologia em empresas de diversos segmentos. Construímos histórias de sucesso com OKR em diferentes países e, nessa jornada, alguns benefícios ficaram bem claros. São eles:

1. adaptabilidade;
2. foco;
3. alinhamento;
4. engajamento;
5. transparência;
6. foco em resultado;
7. cultura de mensuração;
8. cultura de aprendizado;
9. comunicação clara;
10. pensamento estratégico.

Desvantagens da metodologia OKR

Um tema considerado uma desvantagem de OKR em relação à outras ferramentas e frameworks é o fato de não existir um "Guia Oficial" ou "Certificação Oficial" de OKR no mercado.

Na Thomaz Ribas, particularmente vemos este fato como algo extremamente positivo. Pelo fato de OKR não ter sido criado por consultores ou professores de universidade, ele traz uma abordagem extremamente prática e pragmática, sem ter um "manual" a ser seguido.

Obviamente existem alguns princípios (relatados aqui neste artigo) para utilizar OKR de forma produtiva. Pela nossa experiência, nenhuma implementação de OKR é igual à outra mas, para ter sucesso com OKR, é importante seguir esses princípios.

Um outro ponto que pode ser considerado uma desvantagem por alguns líderes é o fato de que, sem conversas estratégicas, OKR será um grande desperdício de tempo.

Para definir ótimos OKRs, é necessário envolver líderes e equipes em um processo de conversação estratégico, com foco na geração de valor. E isso não é tão natural para muitas organizações.

Neste sentido, empresas que estão mergulhadas na linguagem de gestão de projetos precisarão adaptar a sua cultura e linguagem para encorporar o pensamento estratégico de geração de valor proposto por OKR. 

Quais são as fases do ciclo de gestão de OKR?

Embora não exista uma nomenclatura oficial para as fases de um ciclo de OKR, é importante considerar algumas etapas importantes.

Primeiramente, para que bons OKRs sejam definidos, é preciso antes ter uma estratégia definida. Colocar o pensamento estratégico para funcionar é algo fundamental para trabalhar com OKR.

Neste sentido, antes de definir os OKRs de uma empresa ou unidade de negócio, é preciso antes elaborar uma estratégia de negócios de forma clara. Isto não significa elaborar um mega plano ou uma lista de projetos, mas significa determinar algumas escolhas ou direcionamentos. 

Abaixo alguns exemplos de decisões importantes antes de definir OKRs:

• Quais clientes ou segmentos queremos impactar?
• Quais mudanças de comportamentos queremos fomentar nos clientes?
• Qual a visão do produto?
• Quais políticas de precificação iremos testar?
• O que significa sucesso para nós?

O mesmo conceito se aplica para uma equipe que está focada em um serviço ou produto. Antes desta equipe definir seus OKRs, ela deve primeiro alinhar sua estratégia.

Em seguida, com base na estratégia, é possível então identificar os benefícios mensuráveis, escrevendo Objetivos e Resultados Chave para o ciclo desejado, seja ele anual, trimestral ou alguma variação que faça sentido para a organização.

Uma vez que os OKRs estão bem definidos, mensuráveis e compreensíveis para todos, inicia-se então a mensuração de cada Key Result. 

Uma das formas mais eficazes de acompanhar os resultados dos Key Results é através de Check-Ins de OKR - reuniões curtas e frequentes (a cada 1 ou 2 semanas) nas quais líderes e equipes se alinham com relação aos valores de cada Key Result, definindo as melhores táticas, a cada semana ou mês, para seguir rumo ao atingimento dos resultados mapeados pelos OKRs.

Ao final do ciclo, após uma sequencia de Check-ins, é importante realizar uma sessão de Retrospectiva, na qual avalia-se os resultados, aprendizados e desafios do ciclo que está terminando, além de focar e preparar o próximo ciclo de OKR.

Quais são os níveis de construção de OKR?

Os níveis de OKR irão depender profundamente dos serviços, produtos, estrutura organizacional e estratégias de crescimento de cada organização.

Para uma startup ou pequena empresa com algumas dezenas de colaboradores, apenas um nível de OKRs em geral é suficiente, até o momento em que ela cresce, surgindo a necessidade de otimizar o processo de OKR em diferentes níveis.

Na Thomaz Ribas, geralmente evitamos utilizar a linguagem "OKRs estratégicos" ou "OKRs táticos". O motivo é que a gente acredita que existe "estratégia" em diferentes níveis da empresa. Assim como os líderes sêniores podem elaborar uma estratégia de expansão dos negócios, os membros de um time de desenvolvimento de software pode elaborar uma estratégia para seu produto digital.

Assim, ao invés de OKRs estratégicos, táticos ou operacionais, nossa recomendação é que essa nomenclatura seja definida de forma adaptada para cada organização.

Em um dos nossos clientes do segmento financeiro, por exemplo, existe um nível de "OKRs da empresa", e uma outra camada de OKRs por produto (OKRs de Investimento, por exemplo). Isto ajudou esta empresa a tornar sua forma de trabalho mais ágil, se organizando ao redor de um tema ed negócio, ao invés de departamentos. 

Como medir o OKR?

O compomente mensurável do OKR são os KR's (os Key Results). Neste sentido, todo Key Result deve ter um indicador e um número (o valor alvo que representa o resultado desejado).

É importante definir com clareza a estatística a ser usada para a definição do indicador utilizado no Key Result. Veja o Key Result abaixo, por exemplo:

Aumentar a taxa de conversão do carrinho de compras de 12% para 20%

Este Key result possui os seguintes componentes:

• Indicador: "taxa de conversão do carrinho de compras"
• Valor base: 12%
• Valor alvo: 20%

Para medir este Key Result com eficácia, é preciso ter clareza de como ele é calculado. Por exemplo:

"A taxa de conversão do carrinho de compras é igual à média da quantidade de usuários que chegam até a página de pagamento por mês dividido pela quantidade média de usuários que inserem ao menos um item no carrinho por mês".

Isto é importante pois quanto mais detalhado a fórmula de cálculo, mais transparente será a sua mensuração e mais eficaz serão as reuniões de Check-ins de OKR.

Na prática, você pode, por exemplo, mensurar e acompanhar os OKRs com apoio de uma planilha de OKR ou mesmo de uma ferramenta de OKR (caso sua implementação de OKR envolva centenas ou milhares de pessoas).

Principais métricas OKR

Neste artigo, utilizamos métricas e indicadores como sinônimos, dado que não existe uma definição oficial para esses termos. Como vimos, todo Key Result deve conter uma métrica (ou indicador) bastante clara.

Uma pergunta que sempre surge é: "quais as principais métricas para utilizar OKR?"

Na verdade, esta não é uma boa pergunta. Evite procurar métricas "prontas" para a sua adoção de OKR. Pela nossa experiência, uma das coisas mais difíceis ao utilizar OKR é identificar boas métricas - aquelas que realmente fazem sentido para nosso contexto, estratégia e objetivos.

Possivelmente sua empresa já possui algum tipo de dashboard ou painel com as principais métricas de seus produtos, processos ou negócios. A questão é:

Será que, para atingir os objetivos e a estratégia definida, essas métricas são as melhores? São suficientes? Pense nisso.

Exemplos de métricas OKR

Uma das formas mais eficazes de utilizar OKRs é para direcionar mudanças desejadas. Uma empresa, por exemplo, mapeou algumas mudanças necessárias no comportamento dos usuários em seu aplicativo.

Nesta análise de métricas, eles identificaram as seguintes:

• quantidade de downloads do app
• taxa de criação de conta
• taxa de desinstalação do app
• quantidade de usuários que autorizam receber notificações
• quantidade de usuários que fecham um pedido por semana pelo app

Todas essas métricas mapeiam, de alguma forma, comportamentos das pessoas ao utilizar o aplicativo. Isso permite que os OKRs definidos ao redor deste tema sejam eficazes.

É muito comum que empresas que começam a adotar OKR continuem medindo as mesmas métricas que sempre utilizaram. Com frequencia essas métricas são: receita, NPS, abandono de clientes, quantidade de clientes, etc.

É claro que essas métricas são importantes para medir a saúde do negócio. Porém, não são suficientes para ampliar a agilidade da organização.

Como aplicar a metodologia OKR? 

Mais acima, apresentamos a fórmula criada por John Doerr para a aplicação do OKR. Com ela em mente, você já tem um bom ponto de partida. Contudo, é importante compreender as particularidades do seu negócio e do mercado em que está inserido, de modo a escrever objetivos e resultados-chave eficazes para o seu contexto. 

Lembremos que o objetivo deve ser uma descrição clara, qualitativa e aspiracional do que a organização deseja alcançar. Portanto, comece questionando onde sua organização pretende chegar e quais problemas e oportunidades precisam ser considerados no processo. 

O processo deve resultar em uma declaração de objetivos que gerem algum entusiasmo nas pessoas envolvidas. Mais do que isso, é importante que o objetivo tenha foco, algum grau de desafio e, ao mesmo tempo, alcançável dentro de um período determinado (seja ele um trimestre, semestre ou um ano). Também é crucial que o objetivo seja claro, o que demanda uma boa comunicação com as equipes. 

E, se os objetivos são qualitativos, devem ser acompanhados de resultados-chave quantitativos. Reforçando, os seus Key Results precisam conter números, ou eles serão simplesmente ineficazes. 

Lembre-se de que o papel dos resultados-chave é avaliar se você está no caminho certo para chegar ao objetivo. Por essa razão, é preciso ter foco: mantenha o número de KRs entre 2 e 4 para cada objetivo. 

Por fim, uma dica para você aplicar OKR é combinar a metodologia com o uso de KPIs, os Key Performance Indicators. Esses indicadores são importantes para monitorar a saúde de um processo, produto ou serviço. Caso um deles sofra uma variação, pode impactar na definição eficiente de um novo resultado-chave. 

6 Passos para implementar OKR

1. Garanta um propósito e estratégias claras

Cada empresa tem o seu propósito. Todos os esforços devem ser direcionados para o cumprimento dele. Caso sua empresa já tenha um propósito claro, reforce-o com os times. Isso ajudará a dar clareza durante o processo de OKRs.

O mesmo vale para a sua estratégia. A estratégia de uma organização é definida pelas prioridades de negócio estabelecidas em reconhecimento ao seu ambiente operacional, que ajudam a perseguir seu propósito. É fundamental que tanto o propósito quanto a estratégia sejam claramente comunicados para toda a empresa.

Caso você ainda não tenha um propósito e estratégias claras, é hora de parar e trabalhar nisso. Avançar para o próximo passo sem tomar essa atitude seria uma forma apenas performática de utilizar OKR, não produzindo resultados significativos e desperdiçando recursos e o tempo das pessoas envolvidas. 

2. Estabeleça as cadências de definição de OKRs

Já tem um propósito e estratégias bem definidas? Ótimo, agora é hora de definir sua cadência de OKR (a duração do ciclo). Essa é a frequência na qual os objetivos serão avaliados e estabelecidos.

Para ilustrar, vamos a um exemplo. Em uma das startups que aplicamos a metodologia, foi definida a adoção de somente um nível de OKRs em ciclos de 2 meses. Neste caso, eles faziam a revisão e definição de OKRs a cada 2 meses. De fato, eles estavam em um estágio inicial do seu produto, com alta incerteza e volatilidade. 

Por outro lado, já atuamos também com diversos clientes que adotam um ciclo anual para OKRs da empresa e um ciclo trimestral para OKRs de times. O resumo é que cada empresa deve definir a sua cadência de OKRs de acordo com o seu contexto e a volatilidade do seu negócio.

3. Defina e alinhe os OKRs da empresa ou unidade de negócios

Com as cadências definidas, é hora de definir e comunicar os OKRs da empresa (ou unidades). Os objetivos estratégicos da organização são a base que os times precisam para construir os seus OKRs.

Quais são as coisas mais importantes que sua organização precisa conquistar no ano? E no semestre?

Os executivos da empresa devem responder essa pergunta para compor os OKRs da organização.

Porém, eles não devem fazer isso de forma isolada. Obter inputs dos times é fundamental para garantir a qualidade dos OKRs. Por isso, dizemos que OKR é um processo top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima).

4. Defina e alinhe os OKRs dos times

Este é o momento no qual times definem como podem contribuir para o atingimento dos OKRs da empresa, mediante de seus próprios OKRs.

Uma vez que os times têm seus OKRs definidos e alinhados com os líderes e demais times interdependentes, eles podem definir quais iniciativas (tarefas, projetos, etc.) serão realizadas para atingir seus OKRs.

“E se eu não conseguir definir Key Results para meus objetivos?” Neste caso, temos um problema. Afinal, como você saberá se atingiu o objetivo?

Por mais que às vezes seja desafiador elencar resultados-chave para um objetivo, lhe encorajamos a refletir mais para entender de que modo você poderia medir o progresso rumo ao atingimento do objetivo. Vale a pena o esforço!

5. Garanta que check-ins de OKR aconteçam

Agora, vamos supor que sua empresa definiu uma cadência trimestral para os OKRs de um certo produto. Dentro deste intervalo de 3 meses, é fundamental fazer verificações periódicas (preferencialmente semanais) para acompanhar a evolução dos Key Results. Tais verificações rápidas chamam-se check-ins.

O propósito do check-in semanal é avaliar o progresso dos OKRs para identificar rapidamente problemas que possam ameaçar o atingimento dos OKRs.

Essa cadência ajuda a manter o foco, e faz com que a cultura de OKRs se torne cada vez mais parte da rotina semanal. O foco da reunião deve ser nas atividades mais importantes (prioridades) para o atingimento dos OKRs.

Aqui, duas observações para times que utilizam métodos ou frameworks ágeis:

• para times que utilizam o framework Scrum, é possível aproveitar um tempo da reunião de Sprint Planning ou Sprint Review para fazer o check-in dos OKRs;
• já para times que adotam o método Kanban, pode-se usar, por exemplo, um tempo da reunião de Service Delivery Review ou mesmo a Replenishment Meeting.

Por outro lado, se você ainda não tem nenhuma cadência dentro do seu modelo de gestão, experimente executar o check-in semanal assim que possível.

6. Revise os OKRs no final do ciclo

Por fim, ao término do ciclo, é importante que o time revise seus OKRs. Isso pode ser feito em um encontro no qual os envolvidos compartilham as conquistas e desafios durante o ciclo que se encerra. É um momento de ouro para compartilhar aprendizados. Essa é a essência do OKR (rápido aprendizado e adaptação às mudanças).

É provável que no primeiro ciclo os resultados dos OKRs fiquem abaixo das expectativas. Porém, não desista, pois isso é fundamental para os aprendizados.

Portanto, é hora de identificar o que ocorreu e tomar medidas para melhorar no próximo ciclo. Para tal, inclua todo o time no processo de aprendizagem e tente aumentar o senso de participação e comprometimento dos envolvidos.

Por outro lado, caso muitos dos OKRs tenham sido atingidos facilmente, você tem uma oportunidade para subir as expectativas para o próximo ciclo. Documente os resultados e se prepare para a definição dos OKRs do ciclo que está por vir.

Para exemplificar, separamos a imagem abaixo. Ela ilustra ciclos trimestrais de OKRs durante um ano.

Estruturando OKRs na empresa

O processo de implementação e estruturação de OKRs em uma organização, seja ela privada, governo ou terceiro setor, deve ser muito bem planejado. Isso passa pela definição do que se espera com OKR (Por que OKR?), além da definição clara de papéis, níveis de OKR, duração dos ciclos, facilitação, treinamentos, patrocínio da alta gestão e muito mais.

Nenhuma implementação de OKR é igual a outra. Isso pode ser um pouco assustador para alguns líderes que buscam metodologias mais lineares que tragam algum conforto e certeza do que vai acontecer. 

Com OKR é diferente. OKR tem como base o pensamento da gestão ágil. Um dos princípios da gestão ágil é que devemos inspecionar e adaptar sempre. E isso também vale para a implementação de OKRs.

Neste sentido, nossa recomendação é que você inicie o uso de OKR em alguma parte da organização. Talvez um produto? Um serviço? Um departamento? Não há uma resposta certa.

Ao pensar grande e iniciar pequeno, você terá condições de aprender mais rápido para então poder escalar a adoção de OKR em toda a organização.

E atenção! Tome cuidado ao buscar por exemplos de OKR na internet. Pelo fato de OKR ter se popularizado rapidamente, são inúmeros os exemplos equivocados publicados nos mais variados blogs.

Exemplos de bons OKRs 

Vejamos alguns exemplos de OKR que de fato representam geração de valor e benfícios.

Objetivo: aumentar a força da nossa marca no mercado latinoamericano.
Resultados-chave:

• aumentar a taxa de recomendação da marca por clientes satisfeitos de 5% para 20%;
• aumentar a quantidade de visitantes únicos no site por mês de 9.000 para 15.000;
• aumentar o tráfego orgânico do site em 30%.

Objetivo: aumentar a maturidade e reconhecimento da nossa plataforma.
Resultados-chave:

• aumentar a taxa de satisfação de clientes enterprise de 50 para 75;
• aumentar a taxa de respondentes que associam nossa marca à soluções financeiras de 20% para 60%;
• aumentar o Life Time Value em 50%.
  

Objetivo: tornar nosso suporte um serviço de excelência.

Resultado-chave:

• reduzir o tempo médio de atendimento dos chamados de nível crítico de 4 horas para 2 horas;
• aumentar a proporção de chamados avaliados como bom ou ótimo de 60% para 90%;
• reduzir a taxa mensal de reabertura de chamados de 10% para 2%.

Veja que os 3 OKRs acima seguem alguns princípios importantes: todos Key Results têm números e métricas que representam algum tipo de benefício mensurável.

Conhece mais alguns exemplos de OKR.

Diferença entre OKR e metodologias tradicionais

Já estão claros os motivos que tornam a metodologia OKR tão benéfica para sua empresa. Porém, você ainda pode estar em dúvida sobre suas vantagens em relação a outras metodologias tradicionais. 

O questionamento é válido, mas o fato é que OKR traz benefícios específicos em relação a abordagens tradicionais como o BSC (Balanced Scorecard) e outras do mercado.

Primeiramente, OKR balanceia cadências mais longas (exemplo: 1 ano) com cadências mais curtas, tipicamente trimestrais, trazendo a flexibilidade necessária para que as equipes possam corrigir sua rota mais vezes ao longo do ano, rumo ao atingimento dos objetivos estratégicos.

A cadência mais curta traz a flexibilidade e o foco necessário para que as equipes atuem naquilo que for realmente gerar mais valor durante os próximos 3 meses (para ciclos trimestrais).

Além disso, OKR funciona tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima. Palavras como “desdobrar” ou “cascatear” quase não são utilizadas. Assim, dizemos que OKRs se alinham (ou se conectam) entre si. 

Os objetivos emergem em um processo de definição de OKRs a partir de uma combinação de interações e conversas bi-direcionais entre gestores e equipes.

Além disso, essa característica top-down e bottom-up do OKR envolve mais pessoas no processo, o que contribui para o aumento do engajamento e estimula pensamentos criativos e ambiciosos. 

Ainda nesse sentido, recomendamos não atrelar OKRs a compensações ou remunerações variáveis, embora hajam raras exceções para o fazer. Dessa forma, a empresa ressignifica o conceito de meta, que é tradicionalmente ligada a punições ou recompensas. 

O fato é que a adoção de OKR explodiu nos últimos anos, com a ajuda de artigos e de eventos como o Fórum Mundial de OKR. Isso é ótimo, mas também tem consequências negativas, como a proliferação de materiais equivocados sobre o assunto. 

Antes de iniciar sua jornada com OKR, ou caso você esteja buscando evoluir a prática de OKR, sugerimos que você foque nos princípios primeiro.

Ajude os times a compreender a diferença entre atividades e resultados, facilite as conversas entre diferentes times e mediar os conflitos. E, acima de tudo, busque comprometimento e consistência, principalmente dos líderes executivos. Esse é um dos segredos para adotar OKR com excelência. 

Como estruturar a metodologia OKR em 6 passos

1. Defina metas claras e específicas

A palavra meta, em português, até hoje gera múltiplas interpretações. Ocorre que OKR é uma disciplina que ajuda na definição de objetivos ("goal-setting", em inglês). Uma das traduções da palavra "goal", é meta.

Porém, o que ocorre em muitas organizações é que o termo "meta" é muitas vezes atrelado a algo que preciso fazer para ganhar alguma bonificação, o que acaba distorcendo o conceito de OKR.

De qualquer forma, quando utilizamos a palavra meta no contexto de OKR, simplismente estamos nos referenciando aos valores alvo que queremos atingir para os indicadores dos Key Results. Portanto, sempre utilize indicadores específicos e valores alvo mensuráveis nos seus OKRs. 

2. Divida os objetivos entre top-down e bottom-up

Com OKR, buscamos uma visão mais sistêmica dos objetivos, além de um diálogo mais produtivo, estratégico e colaborativo entre gestores e equipes.

Neste sentido, é muito importante evitar que todos OKRs sejam definidos pelos gestores, o que seria replicar a clássica fórmula de gestão do século passado.

Líderes de negócios devem sim dar o direcinamento para alguns OKRs que representem o sucesso da organização ou unidade de negócio. Porém, eles devem abrir espaço para que equipes possam, de forma bottom-up (de baixo para cima), definir seus OKRs e conectá-los com a liderança.

3. Estabeleça prazos razoavelmente curtos para os ciclos

OKR pode se tornar uma ferramenta muito poderosa para ajudar a encurtar ciclos de feedback de produtos e serviços.

Isso acontece pois, uma vez que determinamos de forma bastante clara que queremos gerar um dado benefício mensurável em 3 meses com um OKR, precisaremos treinar nosso poder de foco e colaboração para atuar nas ações que mais importam, eliminando distrações. 

OKR, quando utilizado com essa intenção, se torna uma ferramenta poderosa para ampliar a agilidade das organizações.

4. Acompanhe os resultados de forma constante

Já citamos anteriormente as reunições de Check-In para acompanhar os resultados dos OKR com frequência. Pela nossa experiência, esse ritual é o coração do processo de OKR.

É nele que líderes e membros das equipes farão correções de rota nas suas atividades, aumentando as chances de atingir os valores alvo determinados nos OKRs.

“Os que conseguem medir seu próprio progresso ou contribuição irão desenvolver um maior senso de satisfação e responsabilidade pessoal do que os que não conseguem." - Patrick Lencioni.

5. Deixe os OKRs à vista de todos

Transparência é um dos valores necessários ao trabalhar com OKRs. Portanto, para que todos possam contribuir com o atingimento dos resultados, é importante que as pessoas conheçam quais são os objetivos, não somente de sua equipe mas também das demais.

6. Não confunda esforços e resultados

Lembre-se dessa regra de ouro para ter sucesso com OKR e não confunda atividades com benefícios mensuráveis. Ambos são importantes, mas os OKRs devem mapear resultados.

Desafios e soluções com OKRs

Ter sucesso com OKR é uma jornada de longo prazo. E nessa jornada, alguns desafios mais cedo ou mais tarde aparecem. Vejamos quais os mais comuns e como enderçá-los.

Comunicação e alinhamento

Adotar OKR representa muitas vezes uma grande mudança, não somente na forma de definir objetivos como também na abordagem de liderança de pessoas.  

Portanto, é importante comunicar claramente para todos o que se espera com a adoção de OKR (quais benefícios ou melhorias organizacionais estão sendo buscadas) e também de que forma OKR será adotado na empresa em questão.

Treinamento e capacitação

OKR traz, não só uma linguagem nova, mas também uma nova forma de colaborar, gerar foco e agilidade. Ou seja, novos valores que fomentam uma nova cultura.

Neste sentido, é importante em algum momento treinar as pessoas, principalmente os líderes para que eles possam aprender a desaprender (desafiar seu mindset atual), passando por novas experiências de aprendizagem.

Aprendizagem 70-20-10

Aqui na Thomaz Ribas, nós utilizamos a filosofia do 70-20-10 nos programas de desenvolvimento de líderes e gestores, uma prática que diz respeito a como líderes e executivos aprendem e mudam seus comportamentos ao longo de sua carreira.

Segundo esta regra, que é fruto de décadas de pesquisa, são necessários três tipos de experiências para gerar aprendizado, em uma proporção 70-20-10:

• atividades desafiadoras realizadas na prática (70%);
• relacionamentos com pessoas experientes, como mentores e coaches (20%);
• cursos e treinamentos formais (10%).

Liderança e apoio

Liderança e Cultura estão entre os maiores bloqueadores da agilidade organizacional. Portanto, ao introduzir a filosofia de OKR na organização, é fundamental que a liderança compreenda os conceitos e de fato lidere a implementação.

Lidando com mudanças e ajustes de objetivos

Não é novidade para ninguém que estamos em um momento altamente complexo e em rápida mudança. O ritmo de trabalho está se acelerando, tornando mais difícil de planejar e enxergar à frente.

Agilidade é uma resposta a este mundo cada vez mais nebuloso. O planejamento é útil, mas os planos que criamos se tornam irrelevantes rapidamente. No entanto, isso não nos dá a desculpa de não ter clareza no objetivo. Neste cenário, como líderes, devemos ajudar a fornecer clareza na direção e permitir adaptabilidade na execução. E planejar re-planejar!

Flexibilidade e adaptabilidade

Essas duas palavras são fundamentais para ter sucesso com OKR: flexibilidade e adaptabilidade. Para algumas empresas, isso não é nada fácil, pois requer mudar formas de trabalho que estão consolidadas, às vezes, à décadas.

A dica aqui é: não tente copiar modelos de empresas como Google ou Netflix. Por exemplo, um dos nossos clientes (uma instituição público-privada) atuava com ciclos de planeamentos de 4 a 5 anos, listando em um documento uma mistura de objetivos, iniciativas e projetos a serem executados neste longo período.

Encurtar este ciclo de 4 anos para 1 ano já foi uma grande vitória para essa instituição. Mas não foi fácil, pois flexibilidade e adaptabilidade não eram valores vivenciados pelos líderes. Eles precisaram repensar o que iam passar a valorizar ao adotar OKR.

Portanto, faça a seguinte pergunta: o que queremos otimizar na nossa organização ao usar OKR? Quais valores precisaremos dar mais ênfase (ou menos ênfase) para ter mais agilidade?

Aprendizado contínuo

Aprender continuamente está no coração do processo de OKR. O aprendizado acontece pelo menos em dois momentos importantes. O primeiro é nos check-ins de OKR, no qual as pessoas irão compartilhar os dados e os aprendizados no nível mais tático das atividades.

O segundo é no término do ciclo de OKR - momento onde líderes e equipes demonstram os resultados, e, principalmente, os aprendizados que foram gerados pelo ciclo que se encerra.

Assim, OKR ajuda a criar uma cultura de aprendizagem contínua, algo fundamental para ter sucesso nos negócios a longo prazo.

Comunicação transparente

A transparência na comunicação pode ser um grande desafio ao adotar OKR. Aqui voltamos ao aspecto cultural. Em algumas empresas, uma comunicação aberta, direta e respeitosa ao mesmo tempo é algo desafiador que não acontece com frequencia.

Fomentar as conversas bidirecionais, entre diferentes áreas e níveis da organização, pode ajudar muito a aumentar a transparência com o tempo. Contudo, líderes precisam iniciar esse comportamento e servir de exemplo para os demais colaboradores. 

Como a mensuração de resultados pode ser parte da cultura da empresa?

Divida para conquistar

Mudar a cultura de uma organização é um enorme desafio que pode levar muitos anos. Neste sentido, ao invés de tentar "mudar" a cultura, preferimos falar em "moldar" a cultura.

Isto implica em, ao longo do tempo, executar experimentos mais curtos para, aos poucos, moldar comportamentos rumo a formas mais ágeis de trabalho. OKR ajuda a fortalecer uma cultura de mensuração de resultados, mas isso não acontece da noite para o dia. Será preciso persistência e disciplina para isso acontecer.

Portanto, faça experimentos menores com OKR, iniciando em um produto, equipe ou algum recorte da empresa que faça sentido para você.

Torne claro o valor prático da mensuração de resultados

Para muitas pessoas, o termo mensuração gera uma grande resistência, pois associa-se o ato de medir com o ato de avaliar desempenho das pessoas. Ao adotar OKR, deixe claro que o objetivo não é mensurar pessoas, e sim mensurar de forma prática os processos, produtos e negócios.

Use os dados para melhorar processos e gerar feedback

Este é um dos principais objetivos da mensuração de resultados. Quando fazemos uma gestão eficaz dos OKRs, avaliando os dados, utilizando gráficos eficazes e fomentando as conversas estratégicas, estamos criando um sistema de trabalho prático e colaborativo coletar feedback dos dados de forma ágil.

Com isso, teremos também mais agilidade para melhorar os processos e produtos, o que levará ao atingimento dos resultados desejados. 

Como manter os OKRs atualizados

Se você acompanhou a leitura até aqui, já sabe a resposta para esta pergunta. A melhor forma de manter os OKRs atualizados é através das reuniões de check-in, realizadas junto com as pessoas que mais contribuem para o sucesso dos OKRs em questão.

É importante também que cada Key Result tenha pessoas que são designadas como guardiões do indicador e do resultado. Assim, não haverá dúvidas sobre com quem devemos falar quando surgir perguntas ao redor da estratégia daquele Key Result ou sobre o seu desempenho.

Melhores práticas para revisão de OKRs

Como a revisão dos OKRs acontece em duas cadências distintas (checkins e término do ciclo), é importante que você elabore algumas perguntas para fomentar discussões produtivas nesses momentos.

Veja a seguir algumas possíveis perguntas a serem feitas em uma reunião de checkin:

• Qual o valor do KR hoje?
• Que progresso tivemos no KR?
• Como está nosso nível de confiança com relação ao atingimento do KR?
• Qual é a probabilidade de atingirmos o target neste ciclo?
• Quais os riscos?
• De que forma as prioridades atuais estão coerentes com o OKR?
• O que está impedindo o atingimento?
• De quem precisamos ajuda?
• O que podemos fazer diferente?
• Quais as principais ações deste mês irão ajudar este KR?

Ao término do ciclo (seja ele trimestral, anual, etc.), use a mesma abordagem. Elabore perguntas que façam o grupo refletir de forma aberta sobre o desempenho dos OKRs.

Além disso, é importante neste momento de revisão discutir sobre possíveis mudanças na estratégia de negócios, avaliando as possíveis mudanças nos OKRs para o ciclo seguinte.

Perguntas frequentes sobre OKR

O que é o método OKR?

OKR é um framework de pensamento crítico para gestão de objetivos que propõe um processo colaborativo e sistematicamente reavaliado para direcionar uma organização e suas equipes rumo à realização de sua estratégia.

Exemplos de OKR

Aqui vale um reforço: cuidado com os exemplos de OKR que você encontrar em artigos na internet. Para se inspirar em alguns exemplos, siga este artigo.

E lembre-se: os exemplos são apenas para tazer algum insight sobre como escrever objetivos e resultados chave. Ao definir os seus OKRs, reflita sobre a sua própria estratégia ao invés de se embasar em exemplos de terceiros.

O que é OKRs e KPIs?

Uma das maiores dúvidas de quem começa a trabalhar com OKR é a diferença entre OKR e KPI. 

KPI, (Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Desempenho), é uma ferramenta valiosa para medir o desempenho de processos de um negócio. Neste sentido, podemos dizer que um KPI é uma quantificação que exibe uma evidência objetiva do grau em que um resultado de desempenho está ocorrendo ao longo do tempo.

Quando estabelece um KPI, você define os elementos do seu negócio considerados críticos e, assim, pode medir efetivamente a saúde empresarial.

Enquanto os KPIs avaliam a saúde do negócio por meio de monitoramento das mensurações, os OKRs taduzem a estratégia empresarial em resultados, deixando claro o que melhorar (os resultados desejados).

O que significa a sigla OKRs?

OKR é um acrônimo que significa Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chave, em Português).

Como definir seus Objectives and Key Results?

Defina os objetivos principais

Embora não haja uma única forma de definir OKRs, um bom começo é definir sua estratégia, seja para o negócio ou para um produto ou serviço específico. Uma vez que temos algumas escolhas estratégicas claras, podemos então definir objetivos que representam o sucesso dessa estratégia.

Envolva toda a equipe na definição de objetivos e indicadores

Definir OKRs não é um trabalho solo. Líderes nem sempre terão todas as respostas. Portanto, líderes devem comunicar o contexto, as necessidades e os desafios de negócio, abrindo espaço para conversas estratégicas com relação a quais devem ser os OKRs.

Escolha indicadores coerentes

Pela nossa experiência, o aspecto mais difícil de OKR é a escolha dos indicadores (ou métricas) que irão compor os OKRs. Evite utilizar indicadores do mercado (ou copiados de artigos da internet).

Fortaleça o pensamento estratégico, estude o comportamento do cliente e de seus concorrentes, avalie o mercado. E, então, selecione os indicadores que julgar mais coerentes para mensurar a sua estratégia, indo além do óbvio como receita, ou quantidade de clientes.

Atenção aos prazos

Quando utilizado corretamente, OKR nos ajudará a trazer foco no que é mais importante, principalmente quando utilizamos ciclos curtos. Porém, Apenas definir OKRs não será suficiente. É preciso muita disciplina e consistência para priorizar as atividades que realmente ajudarão a atingir os OKRs.

E isso passa por dizer "não" para tudo aquilo que também pode parecer importante, mas não é o foco no momento. 

Acompanhe os resultados periodicamente

Muitas implementações de OKR naufragam defido a ausência de acompanhamento dos resultados. E isso acontece nos check-ins de OKR. Portanto, cuidado para o dia a dia dominar a agenda das equipes e deixar os checkins em segundo plano, o que sería mortal para o processo.

Deixe os OKRs à vista de todos

Transparência é um dos fatores críticos do sucesso de OKR. Seja via planilha ou outra ferramenta, discuta os OKRs com as pessoas ao seu redor e permita que elas observem a evolução e os desafios que estão aparecendo rumo ao atingimento dos OKRs.

Ferramentas para gestão de OKRs

Antes de falar em ferramenta de OKRs, busque compreender os conceitos. De nada adianta instalar uma ferramenta se as pessoas armazenam OKRs ruins nela.

Escolher ferramenta para gerenciar os OKRs pode ajudare na escala da implementação. Considere critérios como interatividade, usabilidade, capacidade de integração, escalabilidade, nível de suporte e funcionalidades específicas.

Observando esses critérios, você será capaz de tomar a melhor decisão para o seu negócio. E, para te ajudar nesse processo, vamos listar algumas das principais opções disponíveis no mercado.

Exemplos de sucesso na aplicação de OKR

Você provavelmente já conhece o sucesso que as grandes empresas de tecnologia tiveram com OKR: Google, Spotify, Microsoft, Netflix, etc, são casos emblemáticos.

No Brasil temos também diversos casos de sucesso, como a HP Enterprise América Latina, o Sicoob, Itaú, entre outros. 

A mensagem aqui é: ao invés de copiar a forma de usar OKR de alguma empresa, por mais famosa que ela seja, busque se inspirar nelas, mas crie o seu próprio modelo para otimizar o seu próprio negócio.

Sucesso na sua jornada com OKR!