Thomaz Ribas
O ciclo de OKR é uma cadência estabelecida para definir o ritmo de definição e adaptação dos objetivos e resultados-chave de uma organização. Neste artigo, demonstramos como definir um ciclo de OKR para a sua organização. Acompanhe!
O que é um ciclo de OKR?
OKR é um framework de pensamento crítico, uma forma de definir e comunicar objetivos de forma colaborativa e medir seu progresso baseado em resultados atingidos. De fato esta abordagem se tornou muito popular no cenário mundial graças à sua adoção por empresas conhecidas internacionalmente, tais como o Google e o Twitter.
A grande dúvida por trás de OKR, portanto, seria como implementá-lo com sucesso. Uma boa definição de um ciclo de OKR é um dos segredos desse sucesso.
Ciclo de OKR é um processo estruturado que se repete a cada período de tempo determinado no qual OKRs são definidos, comunicados, monitorados e refinados, garantindo alinhamento e foco.
Para ajudar as organizações a implementarem OKR com organização e eficácia, utilizamos um ciclo composto por 3 etapas, a serem detalhadas a seguir: Definir, Agir e Aprender.
Qual é a importância do ciclo de OKR?
Poucas coisas no mundo dos negócios são altamente previsíveis e lineares. Nossos negócios, produtos, serviços e clientes estão em constante adaptação. Por isso, precisamos de um mecanismo que nos ajude a captar essas mudanças e adaptar com agilidade.
Neste sentido, o pensamento cíclico (ao invés do linear) é fundamental para ter sucesso com OKR, já que no mundo VUCA da atualidade não é possível prever o futuro como gostaríamos.
Um ciclo de OKR implementado de forma eficaz gera diversos benefícios. Um dos mais marcantes é a clareza que o ciclo traz sobre onde as equipes devem focar a maior parte de seus esforços a cada semana, mês, trimestre e ano.
Quando há uma conexão clara entre as estratégias (de negócios ou produtos) e os OKRs, os ciclos atuam como um fio condutor para realizar a estratégia, permitindo rápido aprendizado em períodos mais curtos de tempo.
Além disso, ciclos de OKR são ferramentas fundamentais para a flexibilidade e adaptabilidade, uma vez que a cada ciclo líderes e equipes se reúnem para avaliar os resultados e sua contribuição para a estratégia.
Como implementar um ciclo de OKR?
Embora não exista uma forma única de implementar um ciclo de OKR (isso irá variar em cada organização), o ciclo abaixo ilustra as etapas principais do ciclo:
- Definir OKRs
- Agir
- Aprender
Definir OKRs
A primeira etapa do ciclo de OKR é a criação dos objetivos e resultados-chave. Para isso, faça perguntas como:
- Quais resultados específicos queremos atingir?
- Quais benefícios mensuráveis desejamos gerar para clientes e para o negócio?
- Como saberemos que estamos tendo progresso ao longo do ciclo?
Saiba como criar ótimos OKRs com essas recomendações.
Uma vez que os OKRs são definidos, é importante comunicá-los de forma clara, garantindo o seu completo entendimento. Comunicar também inclui alinhamento dos OKRs entre as diferentes equipes envolvidas, garantindo que as interdependências sejam mapeadas. Uma das melhores formas de garantir esse alinhamento é solicitar feedback dos OKRs para diferentes partes interessadas no processo.
Nesta etapa, para organizações maiores, mais de um nível de OKR pode ser criado. Neste caso, os OKRs da organização (ou da unidade de negócio) são compartilhados e comunicados com todos, servindo como input para a definição de OKRs de grupos mais específicos como equipes, produtos ou serviços.
Uma vez que essa definição, comunicação e alinhamento é realizada, os OKRs são documentados e finalizados, o que representa o início da etapa seguinte - Agir.
Agir
Nesta etapa, líderes e equipes atuam com foco para atingir os OKRs durante a execução do ciclo (seja ele de 3, 4, 6 ou 12 meses), sincronizando e atualizando o seu progresso em rituais frequentes chamados de check-ins de OKR.
Os check-ins são encontros curtos (semanais, quinzenais ou mensais) de acompanhamento dos resultados e são um dos principais fatores de sucesso na adoção de OKR.
Para garantir a consistência da informação e a agilidade do processo, considere utilizar alguma ferramenta, podendo ser algo simples como uma planilha de OKR, ou, para implementações em escala, considere uma ferramenta de OKR.
Neste sentido, a cada check-in, as equipes deixam claro seu nível de confiança com relação ao atingimento dos OKRs do ciclo, realizando ajustes nas atividades conforme necessário, até chegarem ao final do ciclo.
Bons OKRs definem como mensurar o sucesso, deixando (de forma intencional) para as equipes a decisão de quais atividades elas devem executar a cada semana, sprint ou mês.
Aprender
A última etapa do ciclo de OKR é a etapa Aprender. Como o próprio nome já diz, é o momento de realizar uma retrospectiva do ciclo, tanto com relação aos resultados dos OKRs quanto sobre o próprio processo de OKR da empresa.
Nesta etapa, equipes compartilham quais foram os desafios do ciclo, o que ajudou e o que impediu ou atrasou a atingimento dos OKRs. Essas conversas são cruciais para que seja possível uma melhor adaptação, direcionando o foco para o ciclo seguinte.
Quais são os desafios comuns no ciclo de OKR e como superá-los?
Por que OKR?
Muitas equipes simplesmente não sabem dizer o motivo pelo qual sua empresa decidiu adotar OKR. E, infelizmente, muitas vezes os líderes também não sabem.
Assim, um dos primeiros passos antes de definir seu primeiro ciclo de OKR é deixar claro para todos o “porquê”. Para isso, pergunte:
- O que queremos melhorar na nossa empresa utilizando OKR?
- Como saberemos que essa melhoria aconteceu?
Definir OKRs compartilhados
Logo no início do ciclo de OKR, muitos gestores utilizam o organograma da empresa para a definição dos OKRs. O resultado é uma grande quantidade de OKRs que representa cada departamento e equipe, o que fatalmente irá gerar falta de foco, desperdício e lentidão em todo o processo.
Portanto, não caia nessa armadilha. Busque definir OKRs para temas mais abrangentes, como desafios de negócio, segmentos de clientes, etapas da jornada de clientes, produtos ou serviços. A força de OKR está justamente na possibilidade de fomentar a colaboração.
Definir OKRs como atividades
Não precisamos de mais uma ferramenta para gerenciar atividades e suas prioridades. Para isso já existe a gestão de projetos ou ferramentas e métodos ágeis como Scrum ou Kanban. Os OKRs devem representar as mudanças mensuráveis esperadas - o efeito ou o benefício mensurável a ser gerado para o negócio e clientes. E para isso, selecionar boas métricas é um ótimo começo.
O que deve ser considerado na definição de um ciclo de OKR?
Agora, vou compartilhar o que deve ser levado em consideração para a definição de um ciclo de OKR. Continue lendo!
Crie OKRs de qualidade
O primeiro passo é criar OKRs relevantes para a organização. Para fazer isso, você inicia traçando objetivos globais para um determinado período — (1 a 3 anos, por exemplo). Assim, a partir desse ponto mais abrangente, você deve definir objetivos para ciclos menores.
Determine resultados chave desafiadores
Os Key Results precisam ser muito claros, objetivos e, principalmente, mensuráveis. Resultados desafiadores, quando bem definidos, geram grandes benefícios, abrindo espaço para as equipes pensarem diferente, se adaptarem e aprenderem algo novo rumo ao seu atingimento.
Revise os resultados com frequência
Outro passo importante é a revisão dos resultados. Isso precisa ser feito constantemente por meio dos check-ins para garantir que o trabalho e as táticas desenvolvidas estão proporcionando os resultados esperados.
Aposte na transparência das informações
Outro ponto muito importante é deixar as informações sobre os OKRs visíveis e acessíveis a todos. Isso possibilita que eles enxerguem de perto os resultados que estão sendo conquistados e principalmente que eles saibam como podem contribuir.
Crie ciclos mais curtos
É importante que você estabeleça períodos menores para os OKRs. Esse período pode ser trimestral ou quadrimestral, por exemplo. Fazendo isso, é mais fácil realizar ajustes rápidos para colocar em prática novas táticas a fim de alcançar certos resultados.
Tenha foco
Por fim, é fundamental que você tenha foco nos OKRs que foram criados. Com isso, os colaboradores terão mais certeza de que o trabalho desenvolvido está focado em atingir os resultados previamente estabelecidos.
Qual a importância de contar com uma ajuda especializada nesse processo?
OKR pode ser implementado em todo tipo de negócio. Entretanto, muitas pessoas encontram dificuldade no processo, e isso se deve a um principal motivo — falta de conhecimento técnico sobre o assunto.
Para tanto, existem especialistas que oferecem uma série de cursos e diversos conteúdos técnicos para que você possa desenvolver seus conhecimentos sobre o assunto e, finalmente, aplicar OKR em sua empresa para poder obter tais resultados.
Afinal, definir um ciclo de OKR de forma bem estruturada e adequada à realidade e às necessidades do seu negócio pode fazer toda a diferença para a sua empresa, bem como para o sucesso da aplicação dessa ferramenta. Por isso, é fundamental que você tenha, ao seu lado, especialistas que possibilitem que o negócio alcance todos os benefícios que a ferramenta pode proporcionar.
Então, se você quer conhecer um pouco mais sobre esse assunto, convido você para entrar em contato com a gente e conferir todos os meus conteúdos. Te aguardamos para demonstrar o quanto OKR pode ajudar seus produtos e suas equipes a prosperar.
