OKR vs KPI: o que são, quais as diferenças e como usá-los?

Nessa minha jornada ajudando as empresas a terem melhor desempenho, uma pergunta tem sido feita com frequência: qual a diferença entre OKR e KPI?

OKR tem se tornado cada vez mais popular no mundo corporativo, não somente no setor de tecnologia e inovação mas também em outros setores. 

Se a empresa está competindo em um mercado altamente volátil ou está simplesmente precisando executar a estratégia com mais eficiência, OKR tem se provado uma ferramenta muito poderosa. 

OKR vs KPI: quais as diferenças?

Me permita contar uma breve história que tem relação com KPI e OKR...

Cerca de 2 anos atrás, uma aeronave Airbus A330-200 da companhia Air Seychelles com capacidade para 277 passageiros ia das Ilhas Seychelles para as Ilhas Maurício.

Em um determinado momento durante o voo, uma outra aeronave Airbus A380-800 com capacidade para 615 pessoas da empresa Emirates ficou na mesma altitude da aeronave da Air Seychelles, pois o piloto não informou sua altura de voo corretamente para o Controle de Tráfego Aéreo. 

Mas antes contar o que aconteceu no fato real acima, me permita dar um mergulho na diferença entre KPI e OKR.

De fato atuei por muitos anos como gestor e executivo em diferentes empresas. Uma das minhas principais atividades era elaborar planilhas de indicadores e acompanhar os famosos KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores Chave de Desempenho).

Definir e acompanhar indicadores é sem dúvida uma das principais responsabilidades de qualquer gestor. Porém, recentemente temos vivido uma verdadeira fixação por métricas, seguida de uma pressão para medir performance a qualquer custo.  

Certa vez um executivo pediu pra que eu avaliasse os KPIs da sua empresa. Ele abriu uma planilha e lá estavam 49 indicadores. “Aí estão nossos KPIs! Agora é só definir os OKRs certo?”, disse ele.

A partir desta conversa, iniciamos um processo de Mentoria em OKR. Nas semanas seguintes o executivo foi tendo mais clareza sobre a diferença entre KPI e OKR, usando ambos os conceitos a seu favor para alavancar resultados para seu negócio.

O que é OKR?

OKR (Objectives and Key Results) é um framework de pensamento crítico que busca colaboração, alinhamento e foco no que é mais importante para gerar benefícios mensuráveis de forma contínua o negócio prosperar.

Neste sentido, OKR nos ajuda a aumentar muito o alinhamento, o foco e a agilidade na empresa e nos times.

Um OKR é composto por um Objetivo (a letra "O") e um conjunto de 2 até 5 Key Results ("KR"). OKRs são tipicamente são definidos para um horizonte curto de tempo, como 3 meses, podendo haver também OKRs mais estratégicos para ciclos maiores como 1 ano.

O objetivo é uma descrição qualitativa, curta e aspiracional do que desejamos atingir. Já os Key Results nos dizem de que forma iremos medir que estamos indo rumo ao atingimento do objetivo.

Exemplos de OKR

Vejamos abaixo um exemplo de um OKR. Note que todos os Key Results contém um métrica (ou indicador) e também possuem números.

O que é KPI?

Toda empresa possui processos que são executados de forma contínua para manter o negócio operando. Exemplos: negociação de contratos, vendas, atendimento ao cliente, publicação de conteúdo, etc. Esses processos também são chamados de Business as Usual (BAU).

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores que ajudam a empresa a definir quais partes do negócio são críticas e principalmente ajudam a medir os processos e a saúde do negócio (por isso são também chamados de Health Metrics).

Um KPI consiste dos seguintes elementos:

• Indicador: aquilo que se deseja medir;
• Valor atual: o valor do indicador medido em um determinado momento;
• Limites: Valor ou intervalo no qual o indicador deve ser mantido para que o estado seja considerado saudável.

Exemplos de KPI

De fato um KPI pode ser derivado da estratégia da organização ou de benchmarks do setor.

Por exemplo, um dos meus clientes definiu a Taxa de Abandono de Clientes (Churn Rate) como um KPI. No contexto específico desta empresa, definiu-se que este KPI deveria sempre ficar abaixo de 2%.

O Crescimento mensal das vendas e o percentual de market share, bem como a margem média de lucro são exemplos de KPIs comumente encontrados em muitas empresas.

Além disso, muitas startups possuem KPIs como a retenção (quantos usuários “aderem” ao seu produto), o CAC (Custo de Aquisição de Clientes), o CLV (Customer Lifetime Value) e a receita recorrente mensal (MRR).

Qual a importância dos KPIs?

KPIs são fundamentais para medir a saúde do negócio e dos produtos. São os sinais vitais da empresa.

Porém, para tirar vantagem de KPIs é preciso compreender o real significado da letra “K” dessa sigla, que representa a palavra “key” (chave). 

Como diz Patrick Lencioni: "se tudo é importante, nada é importante".

Saiba também quais são os indicadores mais importantes entre os KPIs de vendas e como usá-los.

Fonte: https://quotefancy.com

Em resumo, uma empresa precisa definir poucos KPIs para ser eficaz (mais do que eficiente).

O gestor precisa conseguir facilmente lembrar de todos eles. Uma empresa com dezenas KPIs provavelmente está medindo muito mas com pouco foco estratégico.

Quais os benefícios de utilizar OKRs e KPIs na sua gestão?

Basicamente os OKRs definem quais conquistas ou mudanças de desempenho precisam acontecer dentro de um período específico de tempo (exemplo: 1 trimestre) em uma empresa ou time.

OKRs ajudam a medir se as melhorias realmente estão sendo conquistadas ao longo do período. Uma vez definidas essas conquistas ou mudanças (resultados a serem atingidos), a empresa então define quais iniciativas serão priorizadas para conquistá-las.

Se um determinado KPI da empresa começa a apresentar uma mudança inesperada que pode prejudicar o negócio, a empresa pode definir OKRs para correção ou para um aumento de desempenho.

Alguns KPIs podem estar presentes em OKRs (especificamente nos Key Results). Exemplos:

• Receita
• Taxa de crescimento
• Usuários ativos
• Qualidade
• Market share
• Satisfação dos clientes
• Satisfação dos colaboradores

Diferentemente dos KPIs, os OKRs são temporários. Eles são redefinidos de tempos em tempos, de acordo com aquilo que é mais importante para a empresa em um determinado momento.

OKR é sobre mudança de comportamento, e não sobre simples medição.

De volta às aeronaves em rota de acidente…

Ao perceber que as aeronaves estavam a poucos quilômetros de se colidir, o piloto da Air Seychelles iniciou um alerta do sistema de prevenção de colisão e foi capaz de dar uma guinada para a direita quando os dois aviões estavam a apenas 13,8 km de distância, evitando o acidente fatal.

OKR ou KPI: qual você deve utilizar?

Vamos voltar à história dos aviões em rota de colisão...

Fonte: airbus.com – cockpit virtual visit

O cockpit de um Airbus possui diversas informações para que os pilotos possam atingir seu objetivo (levar a aeronave com sucesso até o destino). Essas informações (indicadores) são constantemente monitoradas durante o voo.

Porém, somente monitorar os indicadores não iria evitar o acidente. Com base nos indicadores e na situação do momento, o piloto definiu um novo objetivo: evitar o acidente. Para isso, ele definiu uma nova rota e agiu. 

O mapa abaixo mostra a mudança repentina na trajetória do voo da Air Seychelles.

Fonte: The Aviation Herald/Google EarthFonte: The Aviation Herald/Google Earth

Utilizando a história relatada acima, podemos dizer que OKR é o sistema de navegação da aeronave, pois ajuda a empresa a saber se está indo rumo ao seu objetivo estratégico (no exemplo, chegar ao destino com segurança) e fazer mudanças de rota se necessário.

Já os KPIs são as informações do cockpit que lhe dizem como está a situação do seu voo. KPIs e OKRs são coisas diferentes, mas a empresa precisa de ambos para transformar sua estratégia em execução.

É possível trabalhar com OKR e KPI ao mesmo tempo?

Concluindo, é possível trabalhar com OKR e KPI ao mesmo tempo. Não só é possível como devemos fazer isso!

OKR pode ser visto como uma abordagem para influenciar ativamente os KPIs, trazendo efeitos positivos para a organização. Desta forma, ambos são importantes para uma boa gestão do negócio.