Kanban: O Que É, Como Funciona e Como Adotar?

Considerado um dos métodos mais eficazes de gestão de todo o mundo, o Kanban ajuda a realizar melhorias revolucionárias nos serviços da empresa, permitindo que você comece com o que você faz hoje e busque evoluir ao longo do tempo.

A eficácia desse método é tão grande que ele está em crescente adoção no Brasil e no mundo, seja como o processo principal de gestão ou em conjunto com outros métodos e frameworks ágeis, como o Scrum.

Se você busca melhoria de performance, maior satisfação dos clientes, maior engajamento e colaboração, continue lendo e saiba como adotar Kanban no seu time e na sua empresa.

O que é Kanban?

Qual é o objetivo do Sistema Kanban?

Diante disso, vem a pergunta: mas o que é “trabalho do conhecimento”?

Trata-se do trabalho que é realizado por profissionais, cuja linha mestra de trabalho requer pensar para solucionar problemas. Estamos falando de serviços profissionais, trabalhos criativos, design ou desenvolvimento de produtos físicos ou digitais.

Como exemplos de trabalhadores do conhecimento, temos desenvolvedores de software, arquitetos, engenheiros, cientistas, design thinkers, advogados, entre outros.

Em times de desenvolvimento de software e produtos digitais, por exemplo, pessoas com diferentes habilidades realizam diferentes tipos de atividades de forma colaborativa para a construção de um produto. 

Neste caso, o trabalho é realizado por analistas, programadores, designers entre outros, que colaboram para construir produtos e gerar valor para os clientes.

Profissionais como esses são chamados de trabalhadores do conhecimento (em inglês: knowledge workers).

Diferente de uma fábrica tradicional que tem como resultado a produção repetitiva de determinados produtos, o trabalho do conhecimento produz elementos intangíveis, como funcionalidades de um software ou vídeos de uma campanha de marketing, por exemplo. 

De fato, esses elementos podem variar bastante em sua natureza, mas a ideia é que estes itens de trabalho passam por diferentes estágios de um fluxo bem gerenciado, até possivelmente chegar a um cliente, gerando o valor que se deseja. 

A origem do método Kanban

O método Kanban foi concebido por David Anderson em meados de 2007. David é um inovador no pensamento da gestão, tendo trabalhado na IBM, Sprint, Motorola e Microsoft.

Para criar o método Kanban (com “K” maiúsculo), David se inspirou fortemente na filosofia Lean de gestão, de origem na Toyota, principalmente no conceito de kanban, com “k” minúsculo”: um mecanismo de sinalização visual que ajuda a controlar e gerenciar o trabalho em progresso.

Certamente, uma das obras mais marcantes do autor foi seu livro Kanban: Successful Evolutionary Change for YourTechnology Business. 

Quando Utilizar o Kanban?

De fato, o poder do Kanban está em visualizar e gerenciar os itens intangíveis, garantindo que o fluxo de trabalho esteja saudável e eficiente. 

Portanto, se você está sentindo que seu processo de trabalho está sem visibilidade, os times estão sempre sobrecarregados e as pessoas estão sempre mudando de contexto, pois tem sempre muita coisa ao mesmo tempo sendo feita, o Kanban é para você!

Ele vai  te ajudar muito a garantir que haja capacidade para entrega sem sobrecarregar o sistema de trabalho, entregando o item certo para o cliente, no momento certo.

Como Funciona o Kanban?

Para ajudar a dar visibilidade ao fluxo de trabalho e garantir que ele funcione sem sobrecarga e com eficiência, você deve projetar o seu sistema Kanban. 

Um sistema Kanban é um sistema de fluxo de entregas — e uma de suas principais características é o fato de ele limitar a quantidade de trabalho em progresso, ou Work in Progress (WiP), em Inglês, com a utilização de sinalizações visuais em quadros, como veremos mais adiante.

Neste sentido, o que buscamos com um sistema Kanban é evitar que o sistema receba muito trabalho de uma vez (sobrecarga) ou fique sem nenhum trabalho (ociosidade), otimizando o fluxo de entrega de valor.

Em resumo, dizemos que um sistema Kanban é um sistema “puxado”. Ou seja, apenas “puxamos” (escolhemos) algo para ser feito se itens anteriores foram finalizados e se houver capacidade no sistema.

Veja que esta abordagem é oposta a um sistema “empurrado”, no qual iniciamos um novo item de trabalho mesmo com outros itens inacabados e independentemente se as pessoas estão ou não já sobrecarregadas.

Você pode utilizar o Kanban para modelar o fluxo de trabalho do seu time, mas um dos aspectos mais interessantes do método é seu direcionamento a entrega de serviços.

Em outras palavras, uma entrega de serviço acontece quando uma ou mais pessoas colaboram para produzir algum produto ou serviço para um cliente. 

O que é um quadro Kanban?

Ao adotar o método Kanban, o fluxo de trabalho é mapeado em uma sequência de passos que representam as etapas pelas quais os itens de trabalho passam. 

Desta forma, cada serviço da sua empresa terá um conjunto de etapas específico, de acordo com o seu processo. Essas etapas são representadas visualmente por um quadro Kanban.

Por exemplo, a imagem abaixo exibe um sistema de fluxo no qual os itens de trabalho fluem da esquerda para a direita, passando por algumas etapas explícitas.

Neste exemplo acima, a equipe decidiu que as etapas do fluxo têm os seguintes significados:

• Ideias: um conjunto de ideias ou demandas que podem ser selecionadas para entrega ou serem descartadas.

• Análise de viabilidade: itens que estão sendo analisados com relação a sua viabilidade de implementação.

• Selecionado: itens comprometidos que foram selecionados para serem feitos e passarão pelo fluxo mapeado no quadro.

• Desenvolvimento: itens sendo trabalhados por uma ou mais pessoas envolvidas neste serviço.

• Testes: itens passando por um processo de validação de qualidade.

• Finalizado: itens que passaram por todo o fluxo e são considerados entregues (finalizados).

Certamente, essa clareza do significado de cada etapa é fundamental. Quanto mais transparência neste sentido, mais fluidez o trabalho terá. 

A imagem abaixo destaca duas informações importantes em um fluxo de trabalho.

Em primeiro lugar, ele mostra os pontos de comprometimento e de entrega. 

Itens que estão antes do ponto de comprometimento (etapas “ideias” e “análise de viabilidade” no exemplo deste quadro) ainda não tiveram seu trabalho iniciado e, portanto, podem ser descartados a qualquer momento ou aguardar para serem feitos. 

Assim, não houve ainda um comprometimento com a sua entrega, pois ainda são apenas opções que podem inclusive serem descartadas.

A adoção do Kanban, antes do ponto de comprometimento, é, também, chamada de Discovery Kanban. 

Uma vez que um item é selecionado, ele passa do ponto de comprometimento e segue pelas etapas ao longo do fluxo até ser entregue. Em segundo lugar, um item é considerado “em progresso” quanto estiver entre os pontos de comprometimento e entrega. 

Quando o item é trabalhado nas etapas do fluxo e passa do ponto de entrega (é movido para “finalizado”, neste exemplo), ele é considerado terminado.

O ponto de comprometimento e o ponto de entrega representam acordos explícitos dentro do processo de trabalho. Na verdade, todos os itens entre esses pontos são considerados trabalho em progresso (WiP). 

Dessa forma, podemos dizer que no fluxo de trabalho da imagem acima existem 10 itens em progresso (soma dos itens das etapas selecionado, desenvolvimento e testes).

Quais são as práticas do Kanban?

Existem 6 práticas de gestão do Kanban que, se forem aplicadas com consistência ao longo do tempo, lhe ajudarão a colher os frutos deste método tão eficaz:

1. Visualizar o trabalho
2. Limitar o trabalho em progresso
3. Gerenciar o fluxo
4. Tornar as políticas explícitas
5. Implementar ciclos de feedback
6. Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente.

Vejamos na prática cada uma delas a seguir. 

Visualizar o trabalho

Certamente, a prática a ser adotada, logo no início da adoção do Kanban, é a visualização do trabalho. 

Isso acontece através do quadro Kanban (Kanban board, em Inglês), como ilustrado nos exemplos das imagens acima. Essa prática é fortemente inspirada na filosofia de gestão à vista popularizada pelo Sistema Toyota de Produção que nos ensinou o poder da visualização do trabalho. 

Perceba que o quadro Kanban fornece diversas informações a respeito do trabalho que está sendo executado e do processo adotado (colunas do quadro).

Na verdade, cada coluna representa claramente um estágio do fluxo de trabalho. Com isso, cada serviço mapeado, em uma organização, pode ter um fluxo diferente de trabalho, portanto, não se prenda aos exemplos deste artigo.

Ou seja, avalie quais são as etapas que definem de forma transparente e realista o processo que você deseja mapear.

Além de colunas que representam etapas do fluxo, pode-se adicionar raias (ou swimlanes, em inglês), representando diferentes tipos de demandas, produtos, projetos ou outros critérios de gestão de risco.

Por exemplo, a imagem abaixo exibe um quadro Kanban com três raias, sendo duas para projetos e uma para atendimento de chamados de suporte.

No exemplo acima, os itens de trabalho fluem através das mesmas etapas dentro de cada raia. Essa é uma forma de organizar visualmente diferentes tipos de itens.

Não existe um formato “certo” para projetar um quadro Kanban. Ao montar o seu primeiro quadro, antes de tudo, comece com o que você faz hoje… 

Isso mesmo! Primeiro, mapeie o seu processo atual e com o tempo faça pequenos experimentos adicionando ou removendo etapas do quadro conforme a sua necessidade.

Veja, a seguir, outro quadro Kanban. Nesse exemplo, a equipe optou por mapear de forma explícita etapas que representam filas de trabalho em espera (itens aguardando o momento certo para serem movidas). 

Observe que as etapas “análise”, “desenvolvimento” e “testes” têm etapas internas (“fazendo” e “feito”). Isso torna transparente a visualização de possíveis gargalos dentro de cada etapa do fluxo. 

Ferramentas para Kanban

Os quadros Kanban podem ser construídos fisicamente (criados em paredes por meio de elementos visuais como post-its e fitas) ou podem ser eletrônicos. 

Hoje, existe uma quantidade enorme de ferramentas eletrônicas que simulam quadros Kanban. 

Com a pandemia do coronavírus (COVID-19), essas ferramentas se tornaram fundamentais. Uma das mais eficazes, para utilização do Kanban, é o Kanbanize.

Porém, se for possível, inicie com um quadro físico para fomentar a colaboração entre todos os envolvidos no fluxo. Isso irá despertar a criatividade das pessoas para tornar o quadro cada vez mais interativo e eficaz.

Limitar o trabalho em progresso

Limitar o trabalho em progresso é outra prática fundamental do método Kanban. Seguindo essa prática, novos itens de trabalho não são iniciados até que algum trabalho tenha sido finalizado.

Isso evita um dos maiores ladrões da eficiência: o acúmulo de itens de trabalho em andamento e não finalizados, gerando filas de espera. 

O quadro acima também exibe, em lilás, os limites de WIP em cada etapa. Então, o número “5” na etapa de Desenvolvimento significa que não podem haver mais do que 5 itens ao mesmo tempo nesse momento.

Deste modo, um item poderia ser puxado da etapa “análise” somente quando algum item da etapa desenvolvimento for puxado para a etapa testes, evitando gargalos no fluxo. 

É exatamente desta forma que o método nos ajuda a evitar sobrecargas - limitando a quantidade de trabalho em andamento.

Para ser considerado um sistema Kanban, além dos limites de WiP, devem existir pontos claros de comprometimento e entrega. Sem isso, você pode até ter um fluxo de trabalho, mas não tem um sistema Kanban.

Certamente, quanto mais itens são iniciados e não finalizados, maior o trabalho em progresso (WiP) e, consequentemente, maiores são as filas entre as etapas. 

Como consequência, temos o aumento no tempo de entrega de cada item (maiores leadtimes), gerando perda de agilidade. 

Quando a quantidade de itens de uma etapa atingir este limite, novos itens podem entrar na etapa somente após um item sair desta etapa. 

Gerenciar o fluxo de trabalho

Um sistema Kanban deve ser gerenciado a todo o momento para trazer resultados. Assim, no dia a dia, é comum que itens de trabalho sejam bloqueados devido a problemas que vão acontecendo. 

Além disso, gargalos podem surgir em uma ou mais etapas do fluxo. Por isso, uma das práticas do Kanban é o constante gerenciamento do fluxo.

Vamos simular, a seguir, como o fluxo é gerenciado utilizando o quadro Kanban e os limites de trabalho em progresso.

A imagem abaixo representa um projeto iniciado por um time. Veja que a equipe já tem quatro itens preparados para entrar no fluxo de trabalho mapeado no quadro.

As etapas definidas por esta equipe estão ilustradas no quadro. São elas: a fazer, análise, desenvolvimento, testes e finalizado. 

A quantidade de pessoas que atuará em cada etapa foi representada neste quadro com avatares (1 analista, 4 desenvolvedores e 2 testadores). 

Em quadros físicos, esses avatares podem ser imãs ou post-its que representam cada membro da equipe. Os limites de trabalho em progresso também estão representados acima de cada etapa.

Imagine, agora, que dois itens sejam selecionados para análise. A imagem abaixo mostra que o analista puxou esses dois itens para a coluna “fazendo” da etapa “análise” e começou a trabalhar neles. 

Após algum tempo, o analista termina os 2 itens e seleciona novos itens para análise. Enquanto isso, os desenvolvedores podem atuar nos itens já analisados, conforme a imagem abaixo.

Nesse caso, os quatro desenvolvedores decidiram se dividir, atuando em pares em cada um dos itens. 

Mas o que acontece se uma tarefa precisa voltar no fluxo devido a algum erro em uma determinada etapa?

Em geral, a melhor solução não é voltar o item para etapas anteriores do fluxo, mas, sim, imediatamente sinalizar que a tarefa está com problema para que a equipe se mobilize. 

Dessa forma, estamos adotando um princípio da manufatura Lean chamado “parar a linha” (Stop the Line, em Inglês). 

Vejamos esse cenário, a seguir, na imagem abaixo. Os dois testadores estão atuando em um item de trabalho e estão encontrando problemas. 

Como a etapa de testes tem um limite de 4 itens, eles não podem iniciar outro item sem antes terminar o que estão fazendo. 

Já os desenvolvedores estão enfrentando outra questão. Eles já estão com 4 itens feitos, aguardando os testadores e existem 2 desenvolvedores ociosos. 

Porém, eles não podem puxar mais itens analisados, pois o limite da etapa de desenvolvimento foi atingido. Existem 5 itens neste estágio (1 fazendo e 4 feitos).

O que fazer nesse caso? Uma possível ação a ser feita para evitar a interrupção do fluxo é os desenvolvedores ociosos ajudarem os testadores a desbloquear o item bloqueado. 

Mesmo se os desenvolvedores não estivessem ociosos, eles parariam imediatamente o que estavam fazendo (stop the line) para priorizar o problema na etapa de teste, evitando a total interrupção do sistema. 

Trata-se de uma atitude de auto-organização da equipe, realizada para o bem do fluxo como um todo. 

Veja na imagem abaixo que o item que apresentou problema nos testes recebeu atenção especial.

Todos que tinham condições naquele momento foram ajudar, independente da etapa de sua especialidade. Após alguns dias, o fluxo se normalizou, conforme a imagem a seguir.

Cenários como esse são frequentes em um fluxo de trabalho do conhecimento. 

Bloqueios, impedimentos e gargalos acontecem quando menos se espera, e a auto-organização da equipe é fundamental para a rápida tomada de decisões no dia a dia.

Tornar as políticas explícitas

Além de definir o workflow do seu processo, é importante que você defina as políticas explícitas dele. 

Essas políticas dizem quais são as restrições do seu sistema Kanban e elas podem ser ajustadas a qualquer momento. Por exemplo, definir visualmente um limite de WiP para etapas do seu fluxo é uma política explícita. 

Os critérios para seleção de itens a serem trabalhados também é uma política.  

Outro exemplo de política explícita é a “Definição de Pronto”, ou seja, os critérios que definem o que de fato significa um item de trabalho “pronto” (ou finalizado).

Implementar ciclos de feedback

Para que as melhorias do processo ocorram de forma evolucionária (melhoria contínua), é fundamental que existam ciclos de feedback no seu sistema.

São esses feedbacks que possibilitam parar por um instante e refletir sobre o que pode ser melhorado no processo. Observação: entenda feedbacks como reuniões mesmo com as equipes para analisar todo o trabalho. 

Neste sentido, o método Kanban define 7 cadências periódicas específicas que são grandes oportunidades de melhorias. Tratam-se de reuniões estrategicamente posicionadas ao longo do tempo.

Vejamos a seguir quais são essas 7 cadências, a frequência sugerida para elas e uma breve descrição.

Quais as cadências do método em pauta?

As cadências em azul se aplicam a um serviço específico. As demais são para os diversos serviços de uma empresa ou unidade de negócio.

Mas atenção! Isto não significa que a partir de amanhã você precise acrescentar 7 reuniões na sua empresa. 

Você pode começar a adotar o Kanban com as cadências mais essenciais: a Kanban Meeting e o Replenishment Meeting. As demais cadências podem facilmente utilizar e adaptar reuniões já existentes na empresa.

Vantagens de implementar o Kanban em sua empresa

Podemos dizer que o Kanban é um método para buscar melhorias contínuas. Dessa forma, não existe um estado ideal ou ótimo de agilidade a ser atingido. 

Trata-se de um processo contínuo de busca por melhorias de forma evolucionária. E isso é feito a partir das pessoas colaborando no dia a dia. A ideia é que, ao longo do tempo, você identifique os problemas e proponha melhorias de forma experimental.

Executar um experimento significa que ele pode ou não dar certo. No pior cenário, você voltará com o seu experimento e tentará algo diferente, mas não irá parar de buscar a evolução. 

Confira outras vantagens muito importantes do método em pauta:

Redução de custos

A redução de custos é mais uma das vantagens que o método oferece. 

Quando os processos são otimizados, o tempo de produção é reduzido e, consequentemente, os custos também. 

Com uma abordagem suave e eficiente, o uso do método pode trazer benefícios financeiros para uma empresa e, também, melhorias em sua produtividade.

Aumento de integração entre times

Com uma visualização clara das tarefas que precisam ser realizadas, todos os membros da equipe podem acompanhar o progresso do projeto e se comunicar com facilidade. 

Além disso, a transparência na alocação de tarefas pode ajudar a evitar conflitos internos e aprimorar a colaboração. 

A implementação do Kanban, dessa forma, pode ser uma maneira eficaz de melhorar a comunicação e aumentar a confiança entre os membros do time, resultando em uma equipe mais integrada e produtiva.

Priorização de demandas

O método em foco também permite identificar demandas e gerenciar os projetos de forma geral. Com a sua utilização, é possível ter uma visão clara das prioridades e prazos, facilitando a tomada de decisões. 

Além disso, a ferramenta ajuda as equipes a evitar sobrecargas e torna o trabalho mais ágil. Por esses motivos, vale a pena considerar o uso do Kanban para otimizar o gerenciamento de projetos.

Mais agilidade

Também vale dizer que, para empresas que buscam otimizar seus processos, a implantação do Kanban é uma excelente opção. Afinal, com ele, é possível reduzir o tempo de espera e aumentar a eficiência na entrega dos produtos. 

O Kanban, lembrando, também proporciona uma melhor organização e planejamento, permitindo a visualização clara de todas as etapas do processo produtivo. 

Com mais agilidade, a empresa consegue se adaptar às mudanças do mercado e melhor atender às necessidades dos clientes. 

Quais são os principais tipos de Kanban?

Existem diferentes tipos de Kanban comumente usados em diferentes cenários e empresas. Veja quais são eles:

Kanban Pessoal

O Kanban Pessoal foi criado por Jim Benson, um coproprietário de uma desenvolvedora de software. Já para colocar essa variação de método em prática, você pode utilizar post-it em papel mesmo ou daqueles virtuais. 

A intenção é a de escrever, em cada post-it, quais são as suas tarefas diárias. Mas, atenção: evite criar post-its demais nem coloque muitas tarefas a longo prazo. Fazer a organização da semana já é o suficiente para não te gerar sobrecarga. 

O passo seguinte é definir com quais ações você vai concluir cada tarefa, meio que construindo um mapa que leva à conclusão de todos os afazeres da semana. O seu quadro de Kanban Pessoal também tem que ter os seguintes status (organizados em colunas): 

• Backlog (tarefas pendentes); 
• Pronto para fazer (tarefas priorizadas — para a priorização, pense no que poderia ser pior, se fosse deixado para depois); 
• Fazendo (tarefas que você começou a realizar);
• Feito (tarefa finalizada).

Conforme as tarefas forem mudando de status, mova os post-its de colunas. Pois bem, ao final da semana, reflita sobre as seguintes questões: 

• O que deu certo? 
• O que não deu muito certo? 
• O que é possível mudar para as próximas semanas?

Todo esse esquema ajuda as pessoas a serem mais organizadas, não importa se elas estão lidando com tarefas profissionais ou pessoais. 

Kanban de Portfólio

O Kanban de portfólio já é um método que olha para o fluxo de trabalho de forma mais holística, mais ampla. Dessa forma, ele ajuda a gerenciar as grandes iniciativas e demandas que serão entregues. 

Então, ao invés de usar o Kanban para visualizar as tarefas de uma equipe, a intenção com o Kanban de Portfólio é olhar para o trabalho de um jeito mais macro… 

É preciso pensar em como melhorar a fluidez de vários times ou, até mesmo, de outras áreas. Por exemplo, o portfólio pode envolver os times de atendimento, comercial, marketing, enfim. 

O ponto-chave é fazer essa visão macro para se ter uma visibilidade tática e estratégica por parte das lideranças. 

Quais os papéis do método Kanban?

Já comentei anteriormente que, para a adoção do método Kanban, você pode literalmente iniciar com o que você tem e faz hoje. 

Assim, não é necessário sair definindo novos cargos ou papéis de uma hora para a outra.

Entretanto, nos últimos anos, dois papéis particulares foram emergindo em empresas que adotaram Kanban. Esses papéis passaram a ser parte integrante do método.

Service Request Manager

O Service Request Manager é responsável por compreender as necessidades e expectativas dos clientes. Ele lidera o processo de seleção dos itens de trabalho na  Replenishment Meeting. 

Dependendo da empresa, é comum encontrarmos outros nomes para este papel, como Product Manager, Product Owner ou Service Manager.

Service Delivery Manager 

Também conhecido como Flow Manager ou Delivery Manager, o Service Delivery Manager tem a missão de garantir que o fluxo da entrega de trabalho funcione da melhor forma possível até gerar o valor para o cliente.

A Kanban Meeting e a Delivery Planning são tipicamente facilitadas por este papel.

É importante frisar que, mais do que papéis ou cargos, o Service Request Manager e o Service Delivery Manager são “chapéus” que têm propósitos bem claros junto ao sistema Kanban.

Quais os valores do método Kanban?

Esse método também traz de forma explícita 9 valores que deixam claro o comportamento necessário para ter sucesso com o método. A seguir, listo cada valor e uma breve descrição:

Quais as métricas do método Kanban?

Existem três métricas fundamentais para a gestão do seu sistema Kanban:

• WiP
• Leadtime
• Throughput (ou vazão)

Já falamos anteriormente sobre o WiP (Work in Progress). Esta métrica representa a quantidade de itens sendo trabalhados em um dado momento. 

Em resumo, o leadtime é a duração de tempo entre o início de um item (comprometimento) e seu término (entrega). 

Já o throughput representa a taxa de entrega do seu sistema Kanban por unidade de tempo (exemplo: 8 itens por semana).

Essas métricas nos ajudam a realizar uma das tarefas mais complexas da gestão: previsão de entregas.

Diferente de muitos métodos especulativos de estimativas, o método em pauta adota a técnica chamada previsão probabilística (probabilistic forecasting, em Inglês). 

Ao invés de especular uma estimativa de entrega, este método observa o comportamento histórico das métricas de fluxo citadas acima para estabelecer previsões mais embasadas e sustentadas em estatísticas.

De fato, o tema de métricas e previsibilidade do Kanban é bastante denso, então deixarei para mergulhar mais neste tema em um próximo artigo. Mas saiba que para iniciar sua jornada com o Kanban você não precisa medir e dominar todas essas métricas no início.

Como Adotar o Kanban na Sua Empresa?

Se você chegou até aqui, deve estar se perguntando:

“Como adotar Kanban na prática na minha empresa e nos meus times?”

“Quais as dicas para começar a aplicar o método Kanban?”

A seguir a resposta curta para essas perguntas:

Comece pelo que você faz hoje e obtenha melhorias através de mudanças evolucionárias, ao mesmo tempo que encoraja atos de liderança em todos os níveis.

Porém, para ajudar as empresas a ter uma resposta mais completa para a pergunta acima, abrimos mão da abordagem STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban).

Segundo Peter Senge, autor de “A Quinta Disciplina”, através do pensamento sistêmico, podemos analisar e compreender as forças e inter-relações que modelam o comportamento dos sistemas, permitindo mudar os sistemas com maior eficácia.

Neste sentido, a abordagem STATIK pode ser aplicada não somente para iniciar a adoção de Kanban em um dado serviço, mas também para melhorar uma implementação Kanban já existente.

Mas atenção! Os passos a seguir não são uma receita de bolo linear. Dependendo do contexto, nem todos os passos são necessários, e sua execução pode ser feita de forma iterativa.

Os passos do STATIK

O “passo zero” para adotar Kanban através do STATIK é identificar os serviços existentes e compreender quem é, de fato, cliente dos serviços.

Em seguida, para cada serviço identificado, o seguintes passos são recomendados:

1 - Identifique o que torna o serviço “Fit for Purpose”

Em primeiro lugar, defina o que significa “sucesso” para seu cliente. O que ele busca? Qualidade? Previsibilidade? Segurança? Como você pode medir isto?

Quais indicadores de performance são importantes e quais Objetivos e Resultados Chave (OKR) devem ser conquistados?

2 - Compreenda as fontes de insatisfação

Em segundo lugar, uma vez que você sabe o que significa sucesso para seu cliente, investigue quais são as fontes de insatisfação. 

Isso mesmo! Pergunta para os clientes o que deixa eles insatisfeitos. Além disso, pergunte aos colaboradores e líderes quais as suas fontes internas de insatisfação. 

O que será que os impede de fazer um ótimo trabalho e cumprir com as expectativas?

3 - Analise a demanda

Identifique os tipos de demanda existentes, e com que frequência elas chegam. Por exemplo, em um serviço de desenvolvimento de produtos digitais, é comum encontrarmos demandas do tipo “features”, “produtos”, “projetos”, “User Stories”, “Bugs”, etc.

4 - Analise a capacidade

Analise a capacidade do seu fluxo de trabalho atual. Para isso, avalie os dados históricos das entregas (leadtimes, previsibilidade, etc.). Entenda como está a saúde do sistema em termos de capacidade.

5 - Modele o fluxo de trabalho

Nesta etapa, você irá fazer a modelagem do fluxo de trabalho (para cada tipo de item de trabalho identificado anteriormente). 

Para isto, mapeie as etapas de descoberta e geração de conhecimento. Em um serviço de desenvolvimento de software, por exemplo, descobrimos conhecimento a partir da análise de um problema ou domínio de negócios. 

Em seguida, podemos projetar uma solução, desenvolver código e testar. Dessa forma, em cada etapa desta temos mais conhecimento, mais detalhes do produto final. 

Esse mapeamento é fundamental para mais tarde (etapa 7) projetarmos o quadro Kanban.

6 - Descubra as classes de serviço

Um dos conceitos-chave do Kanban são as classes de serviço. São políticas sobre como um item deve ser gerenciado no fluxo, dadas as suas características. As principais classes de serviço existentes no Kanban são:

• Urgente: precisamos entregar o quanto antes, senão haverá perdas (inclusive financeiras).
• Data fixa: temos que entregar até uma data sem falta (campanhas de Natal, por exemplo).
• Padrão: itens do dia a dia que não têm grandes expectativas de entrega ou urgência.
• Intangíveis: Itens cujo retorno ou valor gerado é incerto ou não identificável, mas podem gerar alguma inovação.

7 - Projete o sistema Kanban

Finalmente, você está pronto, agora nesta etapa, para projetar o seu sistema Kanban, seja em um quadro físico ou em uma ferramenta eletrônica. 

Em geral, as etapas mapeadas na etapa 5 se tornam colunas do quadro. 

Busque inicialmente o quadro mais simples possível, e faça as melhorias com o tempo. Lembre-se: o Kanban é sobre mudanças evolucionárias e não revolucionárias.

8 - Socialize o sistema

Compartilhe o resultado do trabalho realizado até a etapa 7 com os demais stakeholders. Peça feedback dos envolvidos no fluxo e impactados por ele e faça ajustes que a equipe julgar necessário e comece a vivenciar o poder do fluxo!

Confira, também, a minha consultoria de OKR, que vai te ajudar a definir os objetivos e resultados-chave importantes para a sua empresa!

Conclusão

Concluindo, o método Kanban, de fato, tem ajudado muitas empresas a levar o desempenho de seus serviços para patamares superiores.

Sua abordagem evolucionária permite que qualquer trabalho do conhecimento tenha visibilidade e se beneficie das práticas citadas para gerar mais valor para seus clientes e para o negócio.