Não é preciso muita experiência em gestão ou liderança para entender que mensurar resultados é uma das chaves para o sucesso de qualquer empresa. Na busca por formas de fazer isso, é comum se deparar com uma das siglas mais populares do mundo dos negócios: KPI, ou Key Performance Indicators.
Contudo, a popularização do termo, que vem crescendo nos últimos anos, não se traduz exatamente no uso eficiente dos indicadores-chave de performance. Na verdade, ainda é comum encontrar equipes ou organizações inteiras que apresentam dificuldades quando o assunto é medir o que realmente importa e, claro, tirar benefícios desse processo.
Foi com isso em mente que criamos este post. Nele, vamos nos aprofundar na definição de KPI e na sua relevância para resultados estratégicos, além de diferenciar a sigla das tradicionais métricas.
O que é KPI?
Assim como acontece com outras siglas do mundo dos negócios, diversos autores competem pela melhor descrição de KPI. A verdade, porém, é que não há uma definição oficial. Se você buscar o termo na internet, provavelmente encontrará o KPI Library, considerado um dos maiores repositórios de KPIs do mercado.
E, em muitos casos, isso acaba sendo uma armadilha. O repositório oferece uma enorme quantidade de KPIs, mas um grande volume de indicadores não representam resultados mensuráveis. Falaremos mais sobre isso adiante.
Antes, é preciso entender que Key Performance Indicators pode ser traduzido literalmente como indicadores-chave de performance. O termo se refere às medições de desempenho consideradas mais importantes dentro do contexto estratégico do negócio, o que inclui processos organizacionais, os clientes, parceiros, fornecedores e demais stakeholders.
Dessa forma, KPI é uma ferramenta valiosa para mensurar o desempenho de cada um dos processos ocorridos dentro de um período determinado. Definir os indicadores chave, portanto, é uma atividade de grande valor estratégico para a empresa. Falaremos mais sobre isso a seguir.
Qual a importância dos KPI para empresas?
O sucesso de uma organização deriva de um conjunto de processos e ações ocorridos nas mais diversas áreas da empresa. O uso de KPIs é uma forma eficaz de estabelecer formas de mensuração de resultados em cada um dos pontos que impactam o desempenho e a saúde do negócio.
Entre os muitos benefícios trazidos pelos indicadores chave, podemos destacar alguns:
- avaliação de desempenho: a atribuição mais evidente dos KPIs é fornecer uma visão clara sobre o progresso de uma organização rumo aos seus objetivos de negócio;
- tomadas de decisão: o uso de KPIs fornece dados confiáveis e atualizados cruciais para embasar escolhas e decisões estratégicas;
- melhoria contínua: o monitoramento constante de KPIs ajuda a identificar pontos de melhoria e possibilita o aprimoramento contínuo;
- alocação de recursos: compreender quais áreas estão funcionando bem e quais estão aquém do desempenho esperado viabiliza o direcionamento eficiente de investimentos;
- comunicação interna e externa: os KPIs são vitais para comunicar de forma clara o desempenho da empresa para colaboradores, investidores e clientes;
- motivação da equipe: quando compreendem com clareza os resultados, colaboradores tendem a trabalhar mais motivados;
- competitividade: para se manterem competitivas, as empresas devem reagir rapidamente aos sinais do mercado e dos concorrentes. Os KPIs possibilitam isso;
- foco estratégico: os KPIs ajudam a empresa a manter o foco nos objetivos estratégicos que realmente importam.
Em resumo, os KPIs são fundamentais para medir, avaliar e melhorar o desempenho das empresas, contribuindo para sua eficácia, eficiência e competitividade no mercado.
Eles desempenham um papel vital na orientação das decisões, no aprimoramento dos processos e no alcance de metas e objetivos organizacionais.
Qual é a diferença entre KPIs e métricas?
Quando falamos em formas de mensurar resultados, é comum que você faça uma associação com as métricas geralmente utilizadas para orientar um projeto. Contudo, é importante deixar claro que KPIs e métricas são conceitos distintos, com diferenças importantes.
Assim como não há uma definição oficial para KPIs, não há bibliografia definitiva sobre os detalhes das diferenças entre KPIs indicadores de desempenho e métricas. O que podemos dizer é que eles residem em sua natureza, foco, relevância estratégica, quantidade e tomada de decisão. Vamos falar mais sobre esses elementos.
Natureza e definição
Vamos começar pelas métricas. Elas são medidas quantitativas utilizadas que fornecem evidências claras do grau em que um resultado está ocorrendo ao longo do tempo. Elas servem para avaliar uma ampla gama de atividades e processos.. São úteis e relevantes para determinados aspectos das operações, mas nem sempre melhorias em seu comportamento indicam um desempenho excepcional.
Agora, volte sua atenção para os KPIs. Eles funcionam como métricas, só que especificamente selecionadas por conta da importância que apresentam para o alcance de objetivos estratégicos e, consequentemente, para o sucesso da organização.
Foco estratégico
As métricas são muito utilizadas para o acompanhamento de aspectos operacionais, o que as torna mais comuns. Ao mesmo tempo, nem todas têm conexão direta com os objetivos estratégicos da empresa.
Os KPIs, por outro lado, são intimamente alinhados com tais objetivos. Eles são escolhidos deliberadamente para medir o progresso em direção a metas específicas e, dessa forma, guiar as ações estratégicas.
Relevância e significado
Outra diferença entre os conceitos está em sua relevância para os tomadores de decisão e partes interessadas da organização. As métricas, por mais que tenham relevância operacional, podem ser completamente irrelevantes para a alta administração.
Já os KPIs, por definição, são extremamente importantes para a direção e liderança, já que impactam áreas consideradas críticas, que afetam diretamente o sucesso geral do negócio.
Quantidade e foco
Se as métricas tendem a ser numerosas, abrangendo diversos aspectos das operações, os KPIs são mais limitados. Geralmente, uma organização ou unidade de negócio trabalha com um número de indicadores que varia entre 5 e 10. Isso é fundamental para manter o foco no que realmente importa.
Uma analogia pode ilustrar melhor. Quando joga tênis, um atleta pode mensurar quantas vezes encostou com a raquete na bola, mas isso não tem impacto direto no resultado. Contudo, ele também pode medir quantos pontos fez ou quantos games ganhou durante a partida, o que define se o objetivo — a vitória — foi atingido.
É comum encontrarmos organizações com dezenas de KPIs. Isso é um sinal que os líderes esqueceram o significado da letra “K” (chave). Portanto, podemos ter dezenas de métricas, mas uma quantidade reduzida de KPIs.
Tomada de decisão
Por fim, as métricas são relacionadas com operações mais cotidianas, que fornecem insights sobre o desempenho, mas não necessariamente impactam a tomada de decisões de forma direta.
Os KPIs vão pelo caminho oposto. Eles servem como base não apenas para determinar se a organização está saudável e no caminho certo, mas também para definir a alocação estratégica de recursos nas áreas mais importantes para o atingimento do objetivo.
Como escolher um bom KPI para minha empresa?
Entendida a importância de definir KPIs para o seu negócio, vamos falar sobre o processo que te leva a escolher os melhores indicadores chave.
Aqui, não há receita pronta: é preciso olhar para sua empresa e compreender suas especificidades. Uma boa forma de fazer isso é buscar compreender o valor que seus clientes mais fiéis recebem ao usar seu produto ou serviço.
Tenha em mente que os KPIs precisam ser relevantes não apenas para sua empresa, mas também para os seus clientes. Além disso, precisam ser claros e mensuráveis, estando disponíveis para consulta sempre que necessário.
Também é importante pensar nos KPIs como algo elástico, que pode ser alterado caso surja necessidade. Empresas que não adaptam seus indicadores conforme crescem e avançam rumo ao objetivo, encontram dificuldades para passar pelas adaptações demandadas pelo mercado.
Em outras palavras, é preciso deixar espaço para que novos KPIs surjam e substituam os antigos quando eles não fizerem mais sentido. Para isso, as equipes devem estar atentas às mudanças internas e externas, o que depende, entre outras coisas, de transparência e alinhamento.
Transparência e alinhamento
Os Key Performance Indicators podem envolver diversas áreas. KPI de marketing, KPI de vendas, KPI de produtos e por aí vai.
Como você pode imaginar, uma falta de alinhamento sobre tais indicadores pode criar gargalos difíceis de contornar. Por isso, eles devem estar disponíveis para todos, prezando por uma transparência benéfica para a empresa.
As empresas mais ágeis não apenas deixam os KPIs transparentes, mas compartilham a gestão deles, dando autonomia para os times se organizarem em torno deles.
Aliás, transparência, alinhamento e autonomia são pilares quando falamos de OKR — uma forma extremamente eficaz de definir metas e objetivos, considerando também os KPIs.
A auto-organização em torno de KPIs está rapidamente se tornando um importante princípio de liderança para as empresas mais ágeis do mercado.
Possibilidade de mensuração
Antes de escolher qualquer KPI, é crucial avaliar se é possível medir e acompanhar consistentemente os dados necessários para esse indicador.
Certifique-se de que você tenha acesso às informações relevantes e que elas possam ser coletadas de maneira precisa e confiável. Se não for possível medir um KPI de forma consistente, ele não será eficaz.
Criação de bases de dados
Muitas vezes, a definição dos melhores KPIs envolve a criação de bases de dados ou sistemas de coleta de dados.
Você pode precisar desenvolver processos para capturar informações importantes, implementar ferramentas de rastreamento ou integrar sistemas de coleta de dados existentes.
Certifique-se de que sua empresa tenha a infraestrutura necessária para apoiar a coleta e análise das informações relevantes. Assim, você pode contar com um dashboard de KPI que facilita a visualização dos dados e permite o acesso e compreensão de todas as áreas.
Como implementar o KPI na minha empresa?
Agora que você já entende a importância dos KPIs e sabe mais sobre como defini-los, está na hora do próximo passo: como implementar essa ferramenta no seu negócio?
Aqui, uma das recomendações mais importantes é evitar a tentação de tentar abraçar o mundo. Você não vai tornar sua empresa inteira mensurável da noite para o dia, mas pode começar com passos pequenos.
Tenha sempre em mente que a participação e engajamento dos colaboradores é uma das chaves para o sucesso. Por isso, antes mesmo de definir seus KPIs, busque a ajuda voluntária de colaboradores interessados. Mesmo um grupo pequeno pode gerar insights valiosos para a implementação da abordagem.
Depois, escolha um foco para dar o pontapé inicial. Pode ser um produto, um serviço, um objetivo estratégico, um time… o importante é colocar a mão na massa e se expor ao erro e aprendizado de forma responsável e com baixo risco.
Como fazer a gestão de KPIs?
Uma gestão eficiente de KPIs começa pela definição dos indicadores a serem monitorados. Como já mencionamos, esse é um processo que deve ser conduzido de forma participativa, envolvendo os colaboradores do negócio de modo a promover transparência e engajamento.
A relevância de cada indicador varia de acordo com o momento e o contexto da empresa e do mercado. Por isso, tome cuidado com indicadores pré-definidos que podem ser disponibilizados em repositórios de KPIs. É importante definir KPIs alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Uma gestão eficiente também deve estabelecer metas quantitativas para cada indicador. Por exemplo, se a taxa de conversão é um de seus indicadores-chave de performance, você pode definir uma porcentagem de crescimento desejada para ela.
Aqui, é uma boa prática utilizar a metodologia de Objectives and Key Results (OKR), conforme mostraremos no próximo tópico.
Os resultados devem ser compartilhados com as equipes, de modo a auxiliar no alinhamento de expectativas e promover a geração de insights para melhorias. Além disso, tenha em mente o caráter volátil dos KPIs: eles podem ser ajustados de acordo com mudanças no mercado ou avanço da empresa rumo aos seus objetivos.
Com tudo isso funcionando, você terá os dados necessários para tomar decisões rápidas e eficazes, viabilizando os ajustes necessários para manter a empresa em constante estado de aprimoramento.
Como os KPIs podem ser usados na metodologia OKR?
Quando falamos sobre Key Performance Indicators, uma das dúvidas mais comuns é sobre a diferença entre KPI e OKR, uma metodologia que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado.
É importante compreender que OKR e KPI são conceitos distintos, mas que podem ser utilizados em conjunto. Para te ajudar a compreender suas diferenças, traremos uma analogia interessante criada por líderes da Booking e da Perdoo.
Eles comparam a OKR com o GPS de um carro. Ou seja, ele vai ajudar a monitorar a rota e te avisar se você estiver indo corretamente rumo ao seu destino (sua estratégia), alertando caso seja preciso corrigir alguma rota.
Os KPIs, por outro lado, funcionam como os dados exibidos no painel do carro. De vez em quando você olha para eles e verifica se está tudo OK ou se você precisa tomar alguma ação.
Essa analogia também mostra como é possível trabalhar com OKR e KPI ao mesmo tempo. Essa prática é recomendada para proporcionar uma visão completa da sua estratégia. Com ela, você consegue não apenas visualizar seus objetivos, mas também os meios de chegar até eles.
Assim, caso uma KPI esteja muito abaixo do esperado, ela pode passar a integrar um Key Result de modo a receber o foco necessário para voltar ao nível desejado.
Como medir os resultados?
Medir os resultados dos KPIs é essencial para avaliar o desempenho e o progresso em direção aos objetivos estratégicos da empresa.
Para isso, é necessário estabelecer uma metodologia clara de monitoramento, que inclua a coleta regular de dados e a análise dos resultados obtidos em relação às metas estabelecidas.
Além disso, é fundamental utilizar ferramentas adequadas para o acompanhamento dos KPIs, como sistemas de gestão e plataformas de automação, que facilitem a coleta, análise e visualização dos dados.
Dessa forma, as equipes podem identificar rapidamente áreas de sucesso e oportunidades de melhoria, permitindo ajustes estratégicos conforme necessário para garantir o progresso contínuo da organização.
Em última análise, a eficácia da gestão de KPIs não se resume apenas à sua definição e acompanhamento, mas também à capacidade de envolver as equipes e agir com base nos insights obtidos.
Ao medir os KPIs, as empresas podem identificar áreas de sucesso, bem como oportunidades de melhoria, impulsionando, assim, ajustes estratégicos que promovem o progresso contínuo das áreas mais cruciais para o sucesso da estratégia.
Ao adotar uma abordagem sistemática e utilizar ferramentas adequadas para o acompanhamento e análise dos KPIs, as organizações estão melhor preparadas para alcançar seus objetivos e sustentar o desempenho desejado no mercado.