Uma das principais dúvidas ao adotar OKR é como organizar, armazenar e compartilhar as informações. Neste artigo eu compartilho como utilizar uma versão da planilha OKR que utilizo nas nossas consultorias. Mas, atenção! De nada adianta preencher a planilha se os conceitos de OKR não estão claros.
Após todos esses anos apoiando diferentes empresas na sua jornada com OKR, desde pequenas startups até grandes multinacionais, posso dizer que a maioria das empresas precisam apenas de um conjunto de planilhas bem estruturadas.
Essas planilhas devem estar em um lugar colaborativo e de fácil acesso para que as pessoas possam registrar e acompanhar o progresso dos seus OKRs.
Já utilizei a planilha de OKR a seguir em empresas e equipes de diferentes tamanhos e ela provavelmente funcionará para você também.
Metodologia OKR: por que você deve aplicar em sua empresa
OKR é uma sigla em Inglês que significa “Objectives and Key Results” (Objetivos e Resultados Chave).
De fato, OKR é uma poderosa ferramenta de gestão que, quando adotado corretamente, ajuda a aumentar o foco da empresa e dos times para o que é mais importante para o negócio e clientes, aumentando exponencialmente as chances de sucesso do negócio.
Alguns benefícios obtidos pelas empresas que demonstram consistência e disciplina na utilização de OKR são:
- Ciclos menores e mais ágeis de planejamento, mensuração e aprendizados;
- Mais velocidade da empresa e dos times para se adaptar às mudanças;
- Times engajados em atingir os objetivos definidos;
- Mensuração de resultados ao invés de medição de esforço;
- Colaboração e comunicação entre times para tomada de decisão rápida;
Planilha OKR: quem deve utilizar?
Documentar os OKRs e ter uma cadência de alta frequência de monitoramento dos Key Results são fatores críticos de sucesso de qualquer implementação de OKR.
Uma planilha bem organizada, estruturada e de fácil acesso é mais do que suficiente para começar muito bem a sua jornada de OKR.
Alguns dos meus clientes possuem milhares de colaboradores utilizando OKR e uma planilha como essa é tudo que eles precisam.
Clicando no link abaixo você tem acesso a um exemplo de planilha OKR que nós adotamos.
Baixe agora a sua
Planilha de OKR
Entenda como utilizar a Planilha OKR
Assista o vídeo a seguir para aprender como utilizar a planilha de OKR:
Ao baixar e abrir a planilha, você verá que ela possui 3 partes principais:
- Escrita dos Objetivos e Key Results
- Configuração dos Key Results
- Colunas para monitorar os Key Results (“o placar do jogo”)
Essas 3 partes são muito importantes. Na primeira parte você irá descrever os objetivos e Key Results.
Cuidado com o foco! Se seu ciclo de OKR é de 3 meses, avalie se a quantidade total de Key Results realmente faz sentido.
A imagem abaixo ilustra essa parte da planilha:
Na segunda parte você irá fornecer informações importantes que irão dar mais clareza aos OKRs e eliminar dúvidas ou ambiguidades. São elas:
- Como é calculado/mensurado
- Fonte da informação
- Frequência de atualização
- Valor base
- Valor alvo
Veja a seguir essas colunas na planilha:
A terceira e última parte contém o "placar" dos OKRs. Esta parte é fundamental para que os Key Results sejam monitorados constantemente.
Para cada Key Result eu sugiro que você documente o valor atual e também o nível de confiança dos responsáveis pelo atingimento do Key Result.
Como preencher corretamente a planilha de Excel com OKR
Vejamos abaixo algumas perguntas comuns que recebo de times que começam a adotar esta planilha:
Atenção: se você tem qualquer dúvida sobre a planilha, me envie clicando aqui, assim poderei adicionar a sua dúvida na lista abaixo.
Quais células podem ser alteradas na planilha de OKR?
A ideia é que você altere as células que eu deixei em fundo branco. As demais células com outras cores idealmente não devem (não precisam) ser alteradas.
Meu time só tem um OKR no trimestre. O que faço?
Primeiro parabéns! Quando vejo um time (ou uma squad) de 5 a 12 pessoas somente com 1 OKR para um trimestre, isto mostra sinal de foco!
Neste caso, basta você eliminar as linhas extras ou mesmo deixá-las em branco.
No final do trimestre (ou do ano), o que faço com a planilha de OKR?
Algumas equipes criam uma nova aba por trimestre, facilitando assim o acesso à OKRs anteriores. Outros criam planilhas (arquivos) separados.
O importante é que os dados estejam facilmente acessíveis por todos. Lembre-se: OKR é sobre transparência.
Como acompanhar os resultados da planilha de OKR?
Mas afinal, como podemos medir o progresso dos OKRs ao longo de um ciclo, por exemplo de 3 meses?
A resposta para esta pergunta está em um dos rituais mais importantes de OKR: a reunião de check-in.
O check-in é um encontro rápido semanal (de 15 a 30 minuto) no qual os times irão olhar para os valores atuais de cada um de seus Key Results e garantir que a planilha está atualizada.
Mas o mais importante na reunião de check-in é a reflexão que o time faz sobre o momento atual, avaliando se as atividades que estão sendo feitas estão contribuindo para o atingimento dos OKRs ou se é preciso mudar algo com relação a priorizações.
Concluindo, uma das minhas referências em liderança é o Patrick Lencioni.
Ele diz que “os que conseguem medir seu próprio progresso ou contribuição irão desenvolver um maior senso de satisfação e responsabilidade pessoal do que os que não conseguem”.
Quer conhecer mais ferramentas de gestão interessantes? Continue em nosso blog e veja o que é 5W2H.
A planilha de OKR juntamente com a reunião de check-in são componentes fundamentais deste processo.
