OKR é uma ferramenta que ajuda a empresa a incorporar uma filosofia de gestão baseada em benefícios mensuráveis. Os OKRs são definidos utilizando a fórmula “Queremos [Objective], medido por [conjunto de Key Results]”. Mas como definir bons OKRs? Veja a seguir.
Com origem no Vale do Silício, na década de 70, a metodologia OKR ganhou notoriedade ao longo do tempo e se firmou como uma das ferramentas mais eficazes para empresas que buscam melhorar o próprio foco em resultados. Mas, para isso, é preciso saber como definir OKRs que sejam adequados à realidade e aos desafios do negócio.
Antes, é preciso desenvolver um conhecimento mais aprofundado sobre a ferramenta e seu uso prático. Providenciar isso é o nosso principal objetivo com este post. Vamos falar sobre etapas de criação, diferentes tipos de OKR e ressaltar as melhores práticas para aplicar o framework.
Além disso, vamos ressaltar as vantagens dessa metodologia em relação a outras e, claro, indicar livros e conteúdos de qualidade para você aprender mais sobre o assunto. Continue a leitura!
O que são OKRs?
OKR é um framework de pensamento crítico para gestão de objetivos que propõe um processo colaborativo e sistematicamente reavaliado para direcionar uma organização e suas equipes rumo à realização de sua estratégia. A ferramenta se destaca por cultivar o trabalho em equipe dentro da empresa e promover um alinhamento entre todos os envolvidos.
Para entender seu significado específico, é interessante olhar para o termo completo. OKR, afinal, é um acrônimo para Objectives and Key Results, que pode ser traduzido livremente como Objetivos e Resultados-Chave.
Assim, podemos dizer que a anatomia de um OKR é composta por dois elementos: um objetivo e um conjunto de resultados-chave. Mas o que significam essas palavras?
Bem, em OKR, o objetivo se refere a uma descrição qualitativa e aspiracional de algo que a organização deseja atingir. Por outro lado, os resultados-chave são as métricas utilizadas para determinar o progresso rumo ao objetivo em questão, de forma clara e mensurável.
Para te ajudar a entender, vamos a um exemplo. Em uma equipe de atendimento, um objetivo possível é "encantar os clientes com uma experiência de atendimento única".
Ótimo, mas como mensurar se isso está sendo atingido? Aí entram os resultados-chave, que poderiam ser:
KR 1: aumentar a quantidade de feedbacks positivos de 10 para 80;
KR 2: reduzir a quantidade de reclamações no Reclame Aqui de 40 para 5;
KR 3: reduzir o tempo médio de atendimento dos chamados críticos de 4 horas para 1 hora.
Nesse exemplo, se os resultados-chave são atingidos, é sinal que a empresa está no caminho certo rumo ao objetivo. Se não, é sinal de que é preciso realizar ajustes na estratégia.
Como definir OKRs: passo a passo
A definição de OKRs é uma parte importante do planejamento estratégico de uma empresa que busca estabilidade e crescimento saudável. O processo é simples à primeira vista, e a fórmula que vamos apresentar abaixo ajuda bastante, mas muitas empresas ainda têm dificuldades em implementar a metodologia.
A fórmula base que inspirou a adoção de OKR é a seguinte:
Queremos [Objetivo] medido por:
resultado-chave 1;
resultado-chave 2;
resultado-chave 3.
Ainda vamos falar sobre boas práticas que precisam ser levadas em conta para aplicar essa fórmula. Por enquanto, duas regrinhas não podem ser esquecidas:
o objetivo deve ser uma descrição curta, clara, aspiracional e qualitativa;
os resultados-chave devem conter números e representar benefícios mensuráveis para o negócio ou cliente.
Agora, vamos entender melhor sobre as etapas de criação.
Etapas de criação
Em primeiro lugar, antes de iniciar a definição e escrita de seus OKRs, garanta que o propósito da empresa e suas estratégias principais estejam claras para os envolvidos. Sem isso, os OKRs serão criados sem consistência e não ajudarão a empresa a realizar sua estratégia.
Em segundo lugar, defina as cadências:
Os OKRs da empresa terão uma cadência aninhada, anual e trimestral?
Você definirá ciclos trimestrais para grupos de pessoas?
Qual será a sua configuração das cadências?
Qual será a dinâmica para definir OKRs?
Caso você utilize cadências aninhadas (anual para a empresa e trimestral para grupos menores), defina os OKRs da empresa (ou da unidade de negócio) e apresente para todos. Lembre-se de que a transparência é um dos pilares de OKR.
Com base nos OKRs da empresa, grupos menores podem definir seus OKRs trimestrais, de acordo com a estrutura, processos e produtos da empresa. Lembrando que, embora o ciclo trimestral é o tamanho mais frequentemente adotado, você deve adotar o tamanho de ciclo que mais se adeque à volatilidade do seu ambiente específico.
Cuidado para não cair na cilada de definir OKRs em silos! OKRs não devem ser definidos de forma isolada. Dado que a empresa ou unidade tem seus OKRs definidos, a pergunta é: quem precisa atuar em conjunto de forma colaborativa para atingir os OKRs?
Uma vez definidos os OKRs, faça reuniões periódicas de acompanhamento. São os chamados “check-ins” de OKR — reuniões curtas, de até 30 minutos por semana, para atualizar os resultados-chave e avaliar possíveis novas prioridades.
Quais são os tipos de OKRs?
A estrutura de OKR é bem clara: um objetivo e entre dois e quatro resultados-chave. Porém, durante o processo de desenvolvimento, você pode trabalhar diferentes tipos de OKR para melhor refletir a realidade da sua empresa.
Algumas organizações preferem trabalhar com os chamados moonshots, OKRs focados no fator aspiracional. Eles são considerados difíceis de alcançar, mas tem como principal objetivo engajar os times para trabalharem em torno de grandes desafios. Contudo, podem gerar frustração e prejudicar o engajamento das equipes.
Já os chamados roofshots têm um caráter mais realista, pés no chão. Aqui, os objetivos podem ser alcançados em um período pré-estabelecido, o que gera satisfação nas equipes e contribui para o engajamento.
Algumas empresas também separam os tipos de OKRs em dois níveis: estratégicos e táticos. Os primeiros referem-se a objetivos mais gerais da organização e costumam ter forte influência do C-Level. Já o segundo tipo é mais direcionado, sendo geralmente aplicado em times, produtos ou campanhas específicas.
Por fim, é possível determinar diferentes tipos de OKRs para os diferentes setores da empresa. OKRs de marketing, por exemplo, podem especificar objetivos voltados a brand awareness ou aquisição de leads. Já os OKRs de RH costumam indicar metas para retenção de talentos, estabelecimento de cultura organizacional etc., sempre com o cuidado de garantir uma conexão coerente entre os OKRs.
Boas práticas e características
Independentemente do tipo de OKR que você está trabalhando, é fundamental seguir algumas boas práticas. Já falamos que os objetivos devem ser claros e curtos, de modo a facilitar a absorção das pessoas envolvidas e possibilitar um engajamento maior entre as equipes. Agora, vamos colocar uma lupa sobre os resultados-chave.
Para começar, é crucial não encará-los como listas de tarefas ou projetos. Os Key Results também devem ser escritos de forma simples, tendo em mente a fácil compreensão das equipes. Além disso, eles não devem ser numerosos demais, e aqui está um erro muito comum entre diferentes organizações: definir muitos KRs.
Isso é prejudicial, porque dificulta o foco no que realmente importa. É preciso olhar para as possibilidades e saber como dizer não, rejeitando os resultados-chave que não se encaixem perfeitamente no momento e cenário atual da empresa. Por isso, uma prática fundamental é trabalhar com no mínimo dois e no máximo quatro resultados-chave por objetivo.
Além disso, uma característica não pode ser deixada de lado na criação de KRs: eles devem ser mensuráveis. Se o resultado-chave escolhido não tem número, ele não pode ser medido, gerenciado e muito menos melhorado.
Outro ponto importante é garantir que os envolvidos saibam como medir o resultado-chave. Você conta com um banco de dados confiável? As equipes têm acesso a ele e sabem como operá-lo? Se “não” for a resposta para uma dessas perguntas, é preciso rever suas práticas.
Por fim, é importante ter em mente as características de OKRs e KPIs, entendendo que os conceitos, embora relacionáveis, têm significados bem diferentes. Quando há maturidade na metodologia, aí, sim, é possível utilizá-los em conjunto para extrair ainda mais benefícios estratégicos.
Por que usar OKR ao invés de outras metodologias?
Agora, em meio a tantas metodologias presentes no mercado, você pode se questionar por que dar prioridade para a OKR.
É um pensamento justo, mas, diferentemente de abordagens tradicionais de gestão, OKR traz uma cadência mais frequente por meio de ciclos mais curtos de definição de objetivos. Em geral, os ciclos de planejamento com OKR são trimestrais, mas pode (e deve) variar de acordo com o negócio e o ambiente no qual a empresa está inserida.
Uma configuração comumente encontrada em empresas que adotam OKR é estabelecer duas cadências: uma cadência anual (definição de OKRs da empresa para um período de 1 ano) e outra trimestral ou quadrimestral (para times de produto, áreas, departamentos etc.) com ciclos de planejamento de OKRs para 3 meses alinhados ao ciclo da empresa.
De fato, os OKRs são definidos com base no que é mais importante para o negócio e para os clientes, trazendo foco para a empresa e para os times.
Uma das principais características de um processo de OKR é o fato de que os OKRs são definidos a partir de uma combinação de interações de cima para baixo na organização (top-down), de baixo para cima (bottom-up) e entre equipes e indivíduos (sideways).
Livros e demais conteúdos sobre OKRs
Agora, não importa se você já tem experiência com OKR ou se ainda está começando a compreender a metodologia: conhecimento nunca é demais. Pensando nisso, separamos alguns conteúdos qualificados que vão te ajudar a pensar a ferramenta de forma mais eficiente e, assim, potencializar seu impacto na sua organização.
Livro: Avalie o que Importa
Comecemos pelos clássicos. Measure What Matters é um dos livros mais influentes sobre o método OKR. Se traduzido para o português, o título é um bom resumo da essência dessa ferramenta: “Avalie o que Importa”. O autor é ninguém menos do que Joh Doerr, o investidor que introduziu o conceito de OKR ao Google.
No livro, Doerr compartilha suas experiências e insights sobre como as OKRs podem transformar uma organização, impulsionando a inovação e o crescimento.
É uma leitura fundamental para qualquer pessoa interessada em entender o impacto dos OKRs na gestão de empresas. Doerr utiliza exemplos de empresas de sucesso como Google e Intel para ilustrar como a definição clara de objetivos e a medição precisa dos resultados podem levar a um desempenho extraordinário.
Livro: Gestão de Alta Performance
Se a última recomendação tem como autor o responsável por levar o OKR a grandes empresas, o livro “Gestão de Alta Performance” é assinado por Andy Grove, considerado um dos maiores líderes de negócios de todos os tempos e responsável por cunhar o termo OKR quando era CEO da Intel.
Embora o livro não seja exclusivamente sobre OKRs, ele fornece uma base sólida para a compreensão dos princípios de gestão que sustentam a eficácia dos OKRs. Grove explora como os gerentes podem maximizar a produtividade e a eficiência em suas equipes e organizações.
Vídeo: Ted Talk com John Doerr
Não está com tempo agora para se dedicar a leitura de um livro? Sem problemas! Um dos conteúdos mais ricos sobre o assunto está em formato de vídeo, disponível gratuitamente no YouTube. Trata-se de um Ted Talk protagonizado por John Doerr.
Com sua vasta experiência, John Doerr passa 11 minutos abordando exemplos práticos e histórias envolventes que ilustram como definir e perseguir os objetivos certos pode fazer uma diferença significativa.
Para quem prefere aprender por vídeos inspiradores e dinâmicos, essa palestra é uma excelente escolha e complementa a leitura de “Measure What Matters”. O vídeo está em inglês, mas você pode ativar legendas em português que funcionam perfeitamente.
Vídeo: How to Set Good OKRs With Examples
Ainda na categoria “vídeos gratuitos”, recomendamos esse vídeo produzido pela Weekdone. Com pouco mais de 6 minutos de duração, o conteúdo traz uma visão bem abrangente sobre a metodologia, abordando características que tornam um OKR bom ou ruim e providenciando exemplos para corroborar o que está sendo dito.
É um vídeo majoritariamente composto pela voz do narrador e textos simples, quase como uma apresentação de PowerPoint. Para quem gosta de uma dinâmica de aprendizado clara e direta ao ponto, é uma excelente pedida. Ah, e vale lembrar: o vídeo está em inglês, mas disponibiliza legendas em português.
Curso: OKR com Thomaz Ribas
Agora, se você está procurando por conteúdos que cubram o básico da metodologia, mas também se aprofundem no conceito a partir de um know-how especializado, recomendamos o Curso de OKR da Thomaz Ribas. Trata-se de um conteúdo gratuito, construído com base em uma bagagem de mais de 20 anos atuando em gestão.
No material, você aprende, na prática e de forma extremamente didática, o que é OKR e como a metodologia causa impactos reais nas empresas. 100% online, é uma experiência enriquecedora para você dar os primeiros passos no uso da ferramenta com segurança, alavancando a inovação em sua empresa e o crescimento em suas equipes.
O curso também aborda a implementação prática da ferramenta, possibilitando a geração de resultados rapidamente e aumentando a produtividade do negócio.
OKR é um aditivo para a empresa
Neste ponto, já está claro que OKR é uma ferramenta que ajuda a empresa e seus times a adquirir “superpoderes” como foco, alinhamento e agilidade, aumentando exponencialmente as chances de sucesso. Mas não será de uma hora para a outra.
Adotar OKR é uma jornada que exige muita resiliência, disciplina e persistência por parte dos líderes e facilitadores do processo. Deixar de pensar somente em projetos, atividades ou features e começar a pensar em benefícios mensuráveis não é tarefa fácil, mas é o caminho para um melhor desempenho do negócio e maior satisfação dos clientes.
O processo pode parecer complexo. E, em certo nível, é mesmo. Por isso, quando você pensar em como definir OKRs, tenha em mente tudo o que mencionamos ao longo do texto. É preciso contar com uma abordagem transparente e colaborativa, já que um dos pilares da ferramenta é o engajamento das equipes. E, sempre que possível, conte com a ajuda de especialistas.
Que tal descobrir como Thomaz Ribas pode ajudar na implementação da ferramenta OKR em seu negócio? Entre em contato! Ficaremos felizes em contribuir para o seu sucesso.