Como definir OKRs: boas práticas para criação

OKR é uma ferramenta que ajuda a empresa a incorporar uma filosofia de gestão baseada em benefícios mensuráveis. Os OKRs são definidos utilizando a fórmula “Eu vou [Objetivo], medido por [conjunto de Key Results]”. Mas como definir bons OKRs? Veja a seguir.

O significado de OKR é Objectives and Key Results. OKR teve origem na Intel na década de 70 através de seu CEO Andy Grove, se tornando bastante popular por sua adoção em empresas como Google, Twitter e Spotify.

Entre outras empresas que usam OKR temos as conhecidas Netflix, Microsoft, Adobe, Target, Uber e Facebook.

Através dos OKRs, uma empresa consegue definir suas metas e objetivos de forma eficaz e mensurável, monitorando e mensurando com alta frequência os benefícios conquistados ao longo do tempo. 

O que são OKRs?

Para fins didáticos, costumo chamar de OKR a ferramenta em si (o processo) e os “OKRs” são os objetivos e resultados chave que definimos.

Ao analisar a anatomia de um OKR, vemos que ele é composto por dois elementos: um objetivo e um conjunto de resultados chave (os Key Results). 

O objetivo é uma descrição qualitativa de algo que você quer atingir. Ele é representado por uma descrição clara, qualitativa (evite números no objetivo) e aspiracional que representa o que a empresa ou o time deseja melhorar. 

Exemplo de um objetivo para uma equipe de atendimento ao cliente:

Entregar uma experiência de atendimento incrível para nossos clientes.

Mas como saberemos que estamos atingindo ou não este objetivo? Os Key Results respondem esta pergunta. Eles definem como você irá medir que está progredindo rumo ao objetivo. 

A fórmula base para escrever um OKR é definida conforme abaixo:

Eu quero {Objetivo} medido por

• {Key Result 1}
• {Key Result 2}
• {Key Result n}

Recomendo que você defina até 5 Key Results para cada OKR. OKR é sobre foco!

Exemplo:

Nós queremos encantar os consumidores dos nossos produtos, medido por

• Key Result 1: Aumentar a taxa de retenção de clientes em 20%
• Key Result 2: Aumentar a taxa de usuários ativos mensais de 5000 para 8000
• Key Result 3: Aumentar o NPS (Net Promoter Score) de 50 para 60

Primeiramente, os Key Result precisam ter um número e devem ser mensuráveis. Eles são descrições quantitativas que medem o progresso rumo ao atingimento de um dado objetivo, através de métricas claras. 

Veja abaixo outro exemplo de Objetivo e Key Results:

Objetivo: Entregar uma experiência de atendimento incrível para nossos clientes.

Key Results:

• Aumentar a quantidade de feedbacks positivos de 10 para 80. 
• Reduzir a quantidade de reclamações no Reclame Aqui de 40 para 5.
• Reduzir para 1 hora o tempo médio de atendimento dos chamados críticos.

Como definir OKRs: passo a passo

Apesar de OKR ser algo simples à primeira vista, muitas empresas têm dificuldade em saber como implementar.

Etapas de criação

Em primeiro lugar, antes de iniciar a definição e escrita de seus OKRs, garanta que o propósito da empresa e suas estratégias principais estejam claras para os envolvidos. Sem isso, os OKRs serão criados sem consistência e não ajudarão a empresa a realizar sua estratégia.

Em segundo lugar, defina as cadências OKRs. Os OKRs da empresa terão um ciclo anual? Você irá definir ciclos trimestrais para grupos de pessoas? Qual será a sua configuração das cadências? Qual será a dinâmica para definir OKRs?

Caso você utilize cadências aninhadas (anual para a empresa e trimestral para grupos menores), defina os OKRs da empresa (ou da unidade de negócio) e apresente para todos. Transparência é um dos pilares de OKR. 

Com base nos OKRs da empresa, grupos menores podem definir seus OKRs trimestrais, de acordo com a estrutura, processos e produtos da empresa. Cuidado para não cair na cilada de definir OKRs em silos! OKRs não devem ser definidos de forma isolada. Dado que a empresa ou unidade tem seus OKRs definidos, a pergunta é: “quem precisa atuar em conjunto de forma colaborativa para atingir os OKRs”?

Uma vez definidos os OKRs, faça reuniões periódicas de acompanhamento. São os chamados “check-ins” de OKR - reuniões curtas, de 15 a 30 minutos por semana, para atualizar os Key Results e avaliar possíveis re-priorizações.

Neste artigo eu explico quais são as fases do ciclo de gestão de OKRs.

Boas práticas

Certamente definir bons OKRs não é tarefa fácil. Como definir as metas do OKRs? Abaixo eu coloco as características de Key Results eficazes para que você tenha como base na hora de criar os seus:

• Key Results não são uma lista de tarefas ou projetos.
• Key Results devem ser escritos de forma simples. Devem ser simples de entender por todos na organização. Use uma linguagem simples que possa ser rapidamente compreendida por todos.
• Defina poucos Key Results. Cada objetivo deve ter poucos Key Results, suficientes para ajudar a atingir o objetivo de forma eficaz. Reforço que minha sugestão é que você fique entre 2 a 5 Key Results por objetivo. Saiba dizer não!
• Key Results devem representar benefícios mensuráveis para a empresa. Se não tem número, não consigo medir, e se não consigo medir, não consigo melhorar e nem gerenciar.
• Garanta que você sabe medir o Key Result, e sabe de onde obter a informação da métrica. É comum times definirem Key Results cujos dados não existem em nenhum lugar, impossibilitando a medição.
• Não confunda OKR e KPI. Conforme eu explico neste artigo, um OKR pode ou não representar mudanças de comportamento em um ou mais KPIs de vendas.

Por que usar OKR ao invés de outras metodologias?

Diferente da maioria das abordagens tradicionais de gestão, OKR traz uma cadências mais frequentes através de ciclos mais curtos de definição de objetivos. Em geral os ciclos de planejamento com OKR são trimestrais, mas pode (e deve) variar de acordo com o negócio e o ambiente no qual a empresa está inserida.

Uma configuração comumente encontrada em empresas que adotam OKR é estabelecer duas cadências: uma cadência anual (definição de OKRs da empresa para um período de 1 ano) e outra trimestral (para times de produto, áreas, departamentos, etc.) com ciclos de planejamento de OKRs para 3 meses alinhados ao ciclo da empresa. 

De fato OKRs são definidos com base no que é mais importante para o negócio e para os clientes, trazendo foco para a empresa e para os times.

Uma das principais características de um processo de OKR é o fato de que os OKRs são definidos a partir de uma combinação de interações de cima para baixo na organização (top-down), de baixo para cima (bottom-up) e entre equipes e indivíduos (sideways).

Dado que mais pessoas colaboram na co-construção de OKRs, isso ajuda a aumentar o engajamento entre as pessoas. 

Aproveite para ler também: O que é metodologia ágil e como aplicar na empresa

OKR é um aditivo para a empresa

OKR é uma ferramenta que ajuda a empresa e seus times a adquirir “superpoderes” como foco, alinhamento e agilidade, aumentando exponencialmente as chances de sucesso. Mas não será de uma hora para a outra. 

Adotar OKR é uma jornada que precisa de muita resiliência, disciplina e persistência por parte dos líderes e facilitadores do processo. Deixar de pensar somente em projetos, atividades ou features e começar a pensar em benefícios mensuráveis não é tarefa fácil, mas é o caminho para um melhor desempenho do negócio e maior satisfação dos clientes.

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