O 5W2H é uma ferramenta extremamente simples e eficaz que ajuda a aumentar a produtividade e o pensamento crítico por meio de perguntas-chave, como: “o quê”, “quem”, “onde”, “quando”, “por quê”, “como” e “quanto”.
Mas, claro, esse é só o começo, há ainda muito mais o que falar sobre o tema. Neste artigo, eu mostro como adotar esta ferramenta para que você possa aplicar já no dia seguinte.
Observação: irei chamar o 5W2H de ferramenta, apesar de você encontrar outras terminologias como “sistema 5W2H” ou “metodologia 5W2H”.
Continue por aqui e aproveite as informações! Boa leitura!
O que significa 5W2H?
5W2H é, de fato, uma das ferramentas mais populares do universo da gestão. Trata-se de um método empírico que ajuda a coletar informações necessárias (e suficientes) para compreender o cenário, sem omitir fatos relevantes por meio de perguntas diretas.
Sem dúvidas, é uma ferramenta bastante versátil, que pode ser utilizada tanto para investigar e identificar problemas quanto para realizar o planejamento de um projeto ou traçar um plano de ação.
Vale ressaltar que não importa o tamanho da sua empresa (pequena, média ou grande), o 5W2H poderá ser aplicado para trazer ganhos, pois não é necessário toda uma equipe técnica especializada em gestão para utilizá-lo.
Veja o que representa cada letra da ferramenta em questão:
Os cinco “W”
São cinco as perguntas que começam com a letra “W”:
What (O quê)
Who (Quem)
Where (Onde)
When (Quando)
Why (Por quê)
Os dois “H”
São duas as perguntas que começam com a letra “H”:
How (Como)
How much (Quanto)
Perceba que essas perguntas são uma espécie de checklist para que você possa refletir de forma estruturada sobre diferentes aspectos de um problema ou necessidade.
Onde surgiu a ferramenta 5W2H?
Em tese, não existe nenhuma fonte oficial que diga quem criou a ferramenta. As raízes são tão antigas quanto a filosofia grega. Sócrates já destacava a importância de termos uma postura de questionadores, constantemente interrogando nossas crenças, atitudes e práticas.
Na indústria, Frederick Taylor utilizava muito o 5W2H em seus conhecidos métodos de gestão da era da revolução industrial, com o objetivo de buscar padronização e previsibilidade.
Na segunda metade do século XX, com o foco das indústrias no tema da qualidade, o 5W2H ganhou grande popularidade e se tornou ainda mais adotado nos processos de produção.
Atualmente, a disciplina de gestão de projetos adota bastante as sete perguntas. Jornalistas também utilizam esta ferramenta empírica com frequência para identificar e descrever um acontecimento.
Quais as principais vantagens do 5W2H?
A ferramenta em questão é muito importante para qualquer empresa, como já mencionei. Isso porque ela traz um panorama do cenário atual dos negócios, fazendo com que os profissionais identifiquem, por exemplo, os detalhes sobre problemas e atividades.
Além disso, para que haja um pensamento mais crítico sobre os dilemas e demandas diários. Lembrando que a 5W2H é uma ferramenta muito clara e objetiva, logo, os profissionais ganham tempo ao usá-la.
Como fazer 5W2H em sua empresa
Usar as sete perguntas é algo bastante simples. A seguir, eu mostro uma tabela que você pode utilizar durante a aplicação da ferramenta.
Dado um problema a ser resolvido ou um projeto a ser planejado, passe por cada um dos 7 elementos do 5W2H fazendo perguntas conforme sugerido na tabela abaixo:
Descrição | Possíveis perguntas | ||
|---|---|---|---|
What (O quê) | Descrição do problema ou atividade | O que ocorreu? O que observamos? O que precisamos? | |
Who (Quem) | Descrição dos envolvidos (stakeholders) | Quem é envolvido? Quem identificou o problema? | |
Where (Onde) | Descrição dos locais onde o problema ou projeto acontecem | Onde acontece? Em que local? | |
When (Quando) |
| Em que momento acontece? Desde quando? Com que frequência? | |
How (Como) | Descrição da forma como foi feito (modus operandi) | De que forma acontece? Em que condições? | |
How much/many (Quanto ou quantos) | Descrição quantificável e mensurável do problema ou atividade | Qual o custo? Quantos equipamentos? Quantos recursos? | |
Why (Por quê) | Descrição do motivo (causas) | Por que isto é um problema? Qual o propósito? Quais os objetivos? |
Porém, quero dar uma dica para você: não utilize a ferramenta com pressa. Evite uma análise rasa e superficial do cenário.
As perguntas devem ser feitas insistentemente, até que não seja mais possível encontrar novas respostas.
Ao término do exercício das perguntas, pode ser que os dados coletados não sejam todos necessariamente úteis.
Portanto, após a coleta, faça uma avaliação sintética dos dados obtidos e resuma o que é mais importante junto à equipe envolvida.
Como Criar um Modelo de Plano de Ação?
Uma organização, seja ela uma entidade governamental, uma empresa com fins lucrativos ou uma ONG, deve possuir sua estratégia, objetivos e metas bastante claras.
Mas como executar essa estratégia e atingir objetivos? Um plano de ação pode ajudar a responder essa pergunta. Através de um plano de ação, as equipes podem identificar atividades e projetos que irão contribuir com a estratégia da empresa.
Um plano de ação bem elaborado e bem comunicado é fundamental em um ambiente tão dinâmico e competitivo da atualidade, pois ajuda a manter as comunicações internas claras e ágeis.
Uma das formas mais eficazes de adotar o 5W2H é para a elaboração de planos de ação. Não é à toa que é bastante adotado por profissionais de gestão de projetos e planejamento estratégico.
Por exemplo, durante a gestão de um projeto, a ferramenta ajuda a elaborar o plano do projeto, compreender as metas e resultados desejados, as pessoas envolvidas e responsáveis pelas entregas, além de informações sobre o cronograma e custos do projeto.
Veja mais sobre como criar o plano de ação:
Defina onde você quer chegar
Como dizia Stephen Covey, "comece com o fim em mente".
Ou seja, antes de mergulhar na elaboração do plano, defina com clareza seus objetivos e resultados a serem atingidos.
Uma excelente maneira de definir objetivos é através de OKR, conforme explicarei mais adiante.
Liste o que precisa ser feito
Junto com seu time, liste todas as tarefas que devem ser realizadas. Não se preocupe se ainda não for possível listar tudo.
Dependendo da natureza do seu trabalho, é comum algumas tarefas (ou a maioria delas) serem descobertas ao longo do tempo. Porém, faça uma lista, ao menos inicial.
Além disso, estabeleça prazos para as atividades conhecidas e delegue tarefas quando possível.
Visualize o trabalho
Elabore alguma representação visual do plano de ação. Não há nada melhor para gerir um plano do que a visualização.
Quando vemos o trabalho em progresso (seja em um quadro físico ou em uma ferramenta digital), temos maior clareza não só das atividades em andamento mas principalmente dos gargalos e sobrecargas do time.
Gerencie o plano
Nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com o campo de batalha. Assim, monitore o andamento das ações, gerencie os riscos e realize ações de correção quando necessário.
Peça e valorize feedbacks
Para visualizar o trabalho, como eu expliquei, você deve identificar os gargalos e as sobrecargas das equipes, certo? Só que, para isso, é fundamental pedir e levar a sério os feedbacks dos colaboradores. Então, mantenha uma troca de informações constante.
Exemplos
Vejamos alguns exemplos de aplicação do 5W2H.
Exemplo de 5W2H aplicado à identificação e solução de problemas
What (O quê): Nossa plataforma de vendas online está apresentando lentidão e o número de reclamações de clientes está aumentando.
Who (Quem): Líder do atendimento registrou as últimas ocorrências. Time do produto iniciou as investigações.
Where (Onde): Módulo de pagamento da nossa plataforma online.
When (Quando): Instabilidade identificada nos últimos 7 dias, sempre entre as 11h e 14h.
Why (Por quê): Este problema tem alta gravidade, uma vez que nossas vendas estão sendo impactadas, as reclamações estão aumentando e a satisfação dos clientes está caindo.
How (Como): Ao tentar utilizar a plataforma, o sistema demora muito para responder e os usuários estão abandonando as transações.
How much/many (Quanto(s)): Até o momento foram 512 transações abandonadas e 120 reclamações registradas.
Exemplo de 5W2H aplicado à gestão de um projeto de uma loja virtual
What (O quê): Criação de uma loja virtual para vendermos nossos produtos de forma online.
Who (Quem): Fornecedor (terceirizado), gerente de logística e analistas de suporte.
Where (Onde): Ambiente 100% online.
When (Quando): Lançamento necessário 2 meses antes do Natal.
Why (Por quê): Nosso modelo de vendas em lojas físicas de shopping está com os dias contados. As vendas estão caindo e precisamos gerar novos canais de vendas.
How (Como): Contratação de uma agência de marketing e fornecedor de plataforma de e-commerce.
How much (Quanto): Orçamento de R$30.000,00
Como a definição de OKRs pode ajudar na sua estratégia
Executar a estratégia de uma empresa não é nada fácil. Todos os colaboradores precisam estar conectados com o propósito e as estratégias do negócio e esse é um dos desafios mais difíceis para gestores e executivos.
Infelizmente muitas empresas ainda procuram realizar a sua estratégia através de inúmeros planos de ação criados a partir de uma visão e missão. Outras ainda adotam a abordagem tradicional de planejamento estratégico, e aí podemos cair em uma grande cilada.
Existe um enorme gap entre a estratégia da empresa e planos de ação. Entre esses dois importantes elementos é preciso estabelecer objetivos e metas a serem alcançadas. É aí que OKR entra em cena para te ajudar.
OKR é uma sigla em Inglês que significa “Objectives and Key Results” (Objetivos e Resultados-chave).
É uma maneira simples de definir objetivos e medir seu progresso baseado em resultados atingidos, através de foco, colaboração e disciplina, ajudando a direcionar os esforços de toda a empresa para os resultados desejados.
Uma vez que você define bons OKRs, agora, sim, é hora de traçar planos de ação.
Quer entender melhor esse assunto? Não perca mais tempo e baixe agora mesmo meu ebook de OKR gratuito! Se quiser ir além, procure saber sobre minha consultoria de OKR e comece sua jornada com segurança.
Conclusão
Concluindo, o 5W2H é uma forma simples de trazer eficiência para a gestão de equipes e de toda a empresa, podendo ser aplicada em qualquer negócio.
Além de ser simples de ser utilizado, o 5W2H ajuda no processo de elaboração de planos de ação, ele não precisa de grandes investimentos.
Sua simplicidade faz com que profissionais não necessitem de toda uma capacitação em gestão de projetos, por exemplo, para poder elaborar e comunicar planos de ação.
Outra vantagem é que a ferramenta ajuda a aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos e tarefas, aumentando a probabilidade de cumprimento de prazos.
A empresa só tem a ganhar com isso: economia de tempo, recursos, comunicação mais clara, maior produtividade e uma cultura organizacional de colaboração e transparência.
Porém, de nada adianta um plano de ação perfeito realizado com a ferramenta, se ela não ajuda a empresa a atingir os resultados que mais importam para a realização da estratégia.
Se você executar todos os seus planos de ação e nada muda, você continua sendo ineficaz. A eficácia (fazer a coisa certa) deve vir antes da eficiência (fazer do jeito certo).
Por isso, antes de pensar em planos de ação, pense nos objetivos que deseja atingir! OKR pode ser um grande aliado neste desafio.
Leia também: Kanban - O Que É, Como Funciona e Como Adotar?
Modelo de Plano de Ação no Excel!
Em tempos de trabalho remoto, pós pandemia do COVID-19, uma forma simples de utilizar o 5W2H é através de uma planilha no Google Drive.