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  • 5W2H: plano de ação e exemplos para usar na sua empresa
5W2H

O 5W2H é uma ferramenta extremamente simples e eficaz que ajuda a aumentar a produtividade e o pensamento crítico através de perguntas chave como “o quê”, “quem”, “onde”, “quando”, “por quê”, “como” e “quanto”. Neste artigo, eu mostro como adotar esta ferramenta para que você possa aplicar já no dia seguinte. Boa leitura!

Uma das ferramentas mais populares do mundo da gestão é o 5W2H. Trata-se de um método empírico que ajuda a coletar informações necessárias (e suficientes) para compreender o cenário, sem omitir fatos relevantes,  através de perguntas diretas.

De fato, não importa o tamanho da sua empresa (pequena, média ou grande), o 5W2H poderá ser aplicado para trazer ganhos, pois não é necessário toda uma equipe técnica especializada em gestão para utilizá-lo. 

Neste artigo, irei chamar o 5W2H de ferramenta, apesar de você encontrar outras terminologias como “sistema 5W2H” ou “metodologia 5W2H”.

O que é o sistema 5W2H?

Esta é uma ferramenta bastante versátil, que pode ser utilizada tanto para investigar e identificar problemas quanto para realizar o planejamento de um projeto, ou traçar um plano de ação.

O que significa 5W2H?

O 5W2H é um mnemônico que sugere 7 perguntas chave a serem respondidas no momento de compreender um problema ou traçar um plano de ação. Cinco dessas perguntas começam com a letra “W” e 2 começam com a letra “H”, por isso o termo 5W2H.

Vejamos a seguir o que significa cada uma das letras que compõem a ferramenta 5W2H:

Os cinco “W”

São cinco as perguntas que começam com a letra “W”:

  • What (O quê)
  • Who (Quem)
  • Where (Onde)
  • When (Quando)
  • Why (Por quê)

Os dois “H”

São duas as perguntas que começam com a letra “H”:

  • How (Como)
  • How much (Quanto)

Perceba que essas perguntas são uma espécie de checklist para que você possa refletir de forma estruturada sobre diferentes aspectos de um problema ou necessidade.

Onde surgiu a ferramenta 5W2H?

Em tese, não existe nenhuma fonte oficial que diz quem criou 5W2H. As raízes do 5W2H são tão antigas quanto a filosofia grega. Sócrates já destacava a importância de termos uma postura de questionadores, constantemente interrogando nossas crenças, atitudes e práticas. 

Na indústria, Frederick Taylor utilizava muito o 5W2H em seus conhecidos métodos de gestão da era da revolução industrial com o objetivo de buscar padronização e previsibilidade. Na segunda metade do século XX, com o foco das indústrias no tema da qualidade, o 5W2H ganhou grande popularidade e se tornou ainda mais adotado nos processos de produção.

Atualmente a disciplina de gestão de projetos adota bastante o 5W2H. Jornalistas também utilizam esta ferramenta empírica com frequência para identificar e descrever um acontecimento. 

Como fazer 5W2H em sua empresa

Adotar o 5W2H é algo bastante simples. A seguir eu mostro uma tabela que você pode utilizar durante a aplicação da ferramenta. Dado um problema a ser resolvido ou um projeto a ser planejado, passe por cada um dos 7 elementos do 5W2H fazendo perguntas conforme sugerido na tabela abaixo:


Descrição

Possíveis perguntas

What (O quê)

Descrição do problema ou atividade

O que ocorreu? O que observamos? O que precisamos?

Who (Quem)

Descrição dos envolvidos (stakeholders)

Quem é envolvido? Quem identificou o problema?

Where (Onde)

Descrição dos locais onde o problema ou projeto acontecem

Onde acontece? Em que local?

When (Quando)

Descrição da duração, do tempo, da frequência

Em que momento acontece? Desde quando? Com que frequência?

How (Como)

Descrição da forma como foi feito (modus operandi)

De que forma acontece? Em que condições? 

How much/many 

(Quanto ou quantos)

Descrição quantificável e mensurável do problema ou atividade

Qual o custo? Quantos equipamentos? Quantos recursos?

Why (Por quê)

Descrição do motivo (causas)

Por que isto é um problema? Qual o propósito? Quais os objetivos?

Porém, quero dar uma dica para você: não utilize o 5W2H com pressa. Evite uma análise rasa e superficial do cenário. As perguntas devem ser feitas insistentemente, até que não seja mais possível encontrar novas respostas. 

Ao término do exercício das perguntas, pode ser que os dados coletados não sejam todos necessariamente úteis. Portanto, após a coleta, faça uma avaliação sintética dos dados obtidos e resuma o que é mais importante junto à equipe envolvida.

Plano de ação

Uma organização, seja ela uma entidade governamental, uma empresa com fins lucrativos ou uma ONG, deve possuir sua estratégia, objetivos e metas bastante claras. 

Mas como executar essa estratégia e atingir objetivos? Um plano de ação pode ajudar a responder essa pergunta. Através de um plano de ação, as equipes podem identificar atividades e projetos que irão contribuir com a estratégia da empresa.

Um plano de ação bem elaborado e bem comunicado é fundamental em um ambiente tão dinâmico e competitivo da atualidade, pois ajuda a manter as comunicações internas claras e ágeis. 

5w2h plano de ação

Uma das formas mais eficazes de adotar o 5W2H é para a elaboração de planos de ação. Não é à toa que é bastante adotado por profissionais de gestão de projetos e planejamento estratégico.  

Por exemplo, durante a gestão de um projeto, o 5W2H ajuda a elaborar o plano do projeto, compreender as metas e resultados desejados, as pessoas envolvidas e responsáveis pelas entregas, além de informações sobre o cronograma e custos do projeto. 

Em tempos de trabalho remoto, pós pandemia do COVID-19, uma forma simples de utilizar o 5W2H é através de uma planilha no Google Drive. Veja a seguir um exemplo desta planilha.

Você pode baixar e fazer uma cópia desta planilha clicando aqui.

Exemplos

Vejamos alguns exemplos de aplicação do 5W2H.

Exemplo de 5W2H aplicado à identificação e solução de problemas

  • What (O quê): Nossa plataforma de vendas online está apresentando lentidão e o número de reclamações de clientes está aumentando.

  • Who (Quem): Líder do atendimento registrou as últimas ocorrências. Time do produto iniciou as investigações.

  • Where (Onde): Módulo de pagamento da nossa plataforma online.

  • When (Quando): Instabilidade identificada nos últimos 7 dias, sempre entre as 11h e 14h.

  • Why (Por quê): Este problema tem alta gravidade, uma vez que nossas vendas estão sendo impactadas, as reclamações estão aumentando e a satisfação dos clientes está caindo.

  • How (Como): Ao tentar utilizar a plataforma, o sistema demora muito para responder e os usuários estão abandonando as transações.

  • How much/many (Quanto(s)): Até o momento foram 512 transações abandonadas e 120 reclamações registradas.

Exemplo de 5W2H aplicado à gestão de um projeto de uma loja virtual

  • What (O quê): Criação de uma loja virtual para vendermos nossos produtos de forma online.

  • Who (Quem): Fornecedor (terceirizado), gerente de logística e analistas de suporte.

  • Where (Onde): Ambiente 100% online.

  • When (Quando): Lançamento necessário 2 meses antes do Natal.

  • Why (Por quê): Nosso modelo de vendas em lojas físicas de shopping está com os dias contados. As vendas estão caindo e precisamos gerar novos canais de vendas.

  • How (Como): Contratação de uma agência de marketing e fornecedor de plataforma de e-commerce.

  • How much (Quanto): Orçamento de R$30.000,00

Como a definição de OKRs pode ajudar na sua estratégia

Executar a estratégia de uma empresa não é nada fácil. Todos os colaboradores precisam estar conectados com o propósito e as estratégias do negócio e esse é um dos desafios mais difíceis para gestores e executivos.

Infelizmente muitas empresas ainda procuram realizar a sua estratégia através de inúmeros planos de ação criados a partir de uma visão e missão. Outras ainda adotam a abordagem tradicional de planejamento estratégico, e aí podemos cair em uma grande cilada.

Existe um enorme gap entre a estratégia da empresa e planos de ação. Entre esses dois importantes elementos é preciso estabelecer objetivos e metas a serem alcançadas. É aí que OKR entra em cena para te ajudar.  

OKR é uma sigla em Inglês que significa “Objectives and Key Results” (Objetivos e Resultados Chave). É uma maneira simples de definir objetivos e medir seu progresso baseado em resultados atingidos, através de foco, colaboração e disciplina, ajudando a direcionar os esforços de toda a empresa para os resultados desejados.

Uma vez que você define bons OKRs, agora sim é hora de traçar planos de ação.

5w2h eficácia

Eficácia antes de eficiência

Concluindo, o 5W2H é uma forma simples de trazer eficiência para a gestão de equipes e de toda a empresa, podendo ser aplicada em qualquer negócio. 

Além de ser simples de ser utilizado, o 5W2H ajuda no processo de elaboração de planos de ação, ele não precisa de grandes investimentos. Sua simplicidade faz com que profissionais não necessitem de toda uma capacitação em gestão de projetos, por exemplo, para poder elaborar e comunicar planos de ação.

Outra vantagem é que o 5W2H ajuda a aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos e tarefas, aumentando a probabilidade de cumprimento de prazos. A empresa só tem a ganhar com isso: economia de tempo, recursos, comunicação mais clara, maior produtividade e uma cultura organizacional de colaboração e transparência.

Porém, de nada adianta um plano de ação perfeito realizado com o 5W2H se ele não ajuda a empresa a atingir os resultados que mais importam para a realização da estratégia. 

Se você executar todos os seus planos de ação e nada muda, você continua sendo ineficaz. A eficácia (fazer a coisa certa) deve vir antes da eficiência (fazer do jeito certo).

Por isso, antes de pensar em planos de ação, pense nos objetivos que deseja atingir! OKR pode ser um grande aliado neste desafio.

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