No mundo dinâmico dos negócios, estabelecer e gerenciar OKRs anuais e trimestrais é essencial para garantir o foco e a adaptabilidade das equipes. Este artigo explora como definir, implementar e avaliar esses OKRs, destacando a importância de ciclos curtos para acelerar o aprendizado e a resposta às mudanças.
Entenda como essa prática pode impulsionar o sucesso organizacional, permitindo que líderes naveguem com confiança pelas complexidades do planejamento estratégico e da execução eficaz.
O que é o ciclo OKR?
O ciclo OKR é uma cadência ou ritmo que se estabelece em uma organização para a definição e alinhamento dos objetivos e resultados chave, incluindo também os aprendizados e o monitoramento dos resultados de forma mensurável.
Na verdade, ciclos de planejamento são um componente importante da gestão já a muito tempo. Provavelmente você já conhece o ciclo PDCA ou o ciclo OODA, por exemplo. Ciclos são fundamentais para gerar aprendizado e adaptação em uma empresa.
Neste sentido, o ciclo OKR nos ajuda a decidir não somente onde focar os esforços, mas também o que fazer e quando, além de possibilitar mudanças na estratégia do negócio, produtos e serviços da organização.
O que são os OKRs anuais e trimestrais?
Os OKRs anuais são os objetivos e resultados chave que uma organização ou unidade de negócios define para um ciclo de 1 ano. Os indicadores selecionados para compor esses Key Results representam o impacto ou os resultados estrategicamente mais importantes para o negócio.
Já os OKRs trimestrais são objetivos e resultados chave a serem alcançados em um período mais curto de 3 meses.
Essa cadência anual e trimestral, também chamada de cadência aninhada, representa uma configuração bastante comum para os ciclos de definição de OKRs em uma organização que adota OKR.
É importante ressaltar que, quando falamos de cadências aninhadas, não se trata de utilizar OKRs anuais ou trimestrais. Se trata de ambos!
Como funcionam os OKRs anuais e trimestrais?
Na prática, para definir os OKRs anuais, seja de uma grande empresa ou OKRs de uma startup, um passo inicial importante é levar em conta a estratégia de negócios da organização e seu modelo de negócios.
A lista abaixo mostra alguns exemplos de definições estratégicas que são base para os OKRs anuais:
- Que problemas nossos clientes/usuários querem resolver?
- Qual a visão dos nossos produtos?
- Como geramos demanda de usuários?
- Como iremos gerar o maior valor possível para nossos clientes?
- Quais mercados ou públicos queremos dar mais ênfase?
- O que é sucesso para nós no próximo ano?
Desta forma, com base em algumas escolhas estratégicas, tipicamente elaboradas por um time de liderança (com feedback e input das equipes), é possível definir OKRs anuais para mensurar na prática se a estratégia está funcionando ou se é preciso adaptar.
Uma vez que os OKRs anuais estão claros, podemos então focar em elementos mais específicos da empresa, como produtos, serviços ou equipes e definir OKRs trimestrais.
Mas atenção! OKRs trimestrais não são mensurações parciais com os mesmos indicadores dos OKRs anuais.
Por exemplo, imagine que um dos Key Results anuais de uma empresa seja:
⇒ Aumentar a quantidade de clientes ativos de 50 para 200
Neste caso, um Key Result para o primeiro trimestre não seria simplesmente “atingir 90 clientes ativos”, por exemplo.
Quando falamos de OKRs trimestrais nos referimos a escolha de indicadores (ou métricas) específicos que mensuram a geração de valor ou a mudança de comportamento em produtos, serviços ou equipes. São alavancas que ajudam os OKRs anuais a terem maior probabilidade de serem atingidos.
No exemplo acima, um Key Result trimestral que poderia ajudar o anual, poderia ser (exemplo simplificado):
Reduzir a quantidade média de reclamações mensais de 50 para 5.
Quais são os benefícios dos OKRs anuais e trimestrais?
Maior agilidade para o tradicional planejamento estratégico
Muitas organizações ainda fazem sua definição de objetivos para ciclos longos, de 4 a 5 anos. Não há nada de errado em definir ambições para ciclos mais longos. O problema é quando tentamos definir um conjunto amplo de objetivos e resultados chave para esse período.
Ao reduzir os ciclos com OKR, reduzimos também o risco, dado que passamos a adaptar nossa estratégia e objetivos com maior frequência.
Maior agilidade na geração de valor
Os OKRs de ciclo mais curto ajudam as equipes a verificarem de forma mensurável se estão de fato gerando valor para o negócio e para os clientes, deixando mais claro se o seu trabalho está de fato fazendo a diferença.
Ciclos curtos nos ajudam a aprender mais rápido e, como consequência, nos permite investir menos tempo e dinheiro em uma ideia antes de nos comprometermos a mergulharmos na implementação dela. Esse é o principal objetivo dos OKRs trimestrais.
Portanto, ao invés de tentar prever o futuro (não temos uma bola de cristal), uma ótima abordagem para trabalhar com OKR é definir OKRs trimestrais para testar ideias, obter insights e, então, iterar e evoluir. Ao fazer ajustes e correções de rota com base em evidências a cada 3 meses, estamos sendo ágeis.
Maior capacidade de foco
Utilizar OKRs trimestrais também nos ajuda (ou nos “força”) a pensar no que é mais importante, aumentando nossa capacidade de foco. Lembre-se: se tudo é importante, nada é.
Clareza do impacto dos produtos e serviços
É muito comum encontrarmos organizações cujo planejamento de objetivos se resumem a indicadores financeiros como receita, EBITDA, lucratividade, entre outros. Em geral, esses são indicadores lagging (indicadores tardios, que representam o resultado que já aconteceu).
Porém, se não gerenciamos os objetivos e resultados que queremos para nossos produtos e serviços, ficamos reféns de indicadores lagging. Neste sentido, os OKRs trimestrais nos ajudam a mapear quais resultados ou mudanças de comportamento de clientes queremos gerar.
Adaptação às mudanças
Um dos fundamentos da agilidade é a habilidade de se adaptar às mudanças, uma característica que distingue as empresas mais ágeis das outras. Dessa forma, ao implementar ciclos menores (como trimestrais ou quadrimestrais), podemos experimentar e avaliar hipóteses em um período reduzido, o que acelera o processo de aprendizado.
Maior capacidade de experimentação
Trabalhar com OKR geralmente envolve muitas incertezas, e isso pode ser desconfortável. Em muitas empresas, não é fácil admitir que não sabemos tudo.
No entanto, tanto as pessoas quanto a tarefa de mudar comportamentos são complexas e imprevisíveis. A melhor maneira de lidar com isso é adotar uma abordagem de experimentação. Isso significa testar e aprender com nossas ações.
Por exemplo, podemos contratar alguém por uma semana para ver se isso aumenta o movimento, ou fazer um teste pequeno com uma agência de publicidade antes de investir em uma grande campanha.
Assim, colocamos nossas ideias em prática e aprendemos com elas, o que nos ajuda a ver resultados mais rapidamente se estivermos no caminho certo. Neste sentido, OKR pode ser um grande aliado na mensuração de suas hipóteses.
Qual é a diferença entre OKRs anuais e trimestrais?
Uma abordagem muito comum é definir OKRs anuais contendo benefícios para o negócio, e OKRs trimestrais que mapeiam resultados ou mudanças de comportamento em produtos e serviços específicos, criando assim níveis diferentes de OKRs.
Como escolher o ciclo de OKR ideal para seu negócio?
Ao configurar seu processo de OKR, um dos parâmetros é a duração dos ciclos. Embora os ciclos anuais e trimestrais sejam os mais comuns, você deve refletir sobre qual configuração mais se adeque à sua organização específica.
Vejamos algumas dicas para que você possa fazer essa escolha com sabedoria.
Volatilidade do negócio
O principal fator de escolha para os ciclos de OKR é a volatilidade do seu negócio, ou seja, o quanto sua organização precisará adaptar a estratégia diante das mudanças no seu ambiente externo.
Algumas empresas estão em um contexto competitivo mais estável, no qual não há grandes mudanças ao longo de um ano. Outras empresas precisam se adaptar rapidamente a cada 2 ou 3 meses para continuar crescendo.
Assim, quanto maior a volatilidade, é interessante que o ciclo seja mais curto, permitindo mais adaptações ao longo de um período de tempo.
Capacidade de adaptação às mudanças
Outro fator importante é a capacidade da sua organização de se adaptar, revisar e redefinir os OKRs. Sabemos que a burocracia domina muitas empresas. Adotar OKR da maneira correta implica muitas vezes em combater a burocracia do atual processo de definição de objetivos para ganhar agilidade.
Assim, pense em como reduzir os ciclos de forma gradual, evitando grandes tensões organizacionais. Um dos nossos clientes (uma grande empresa brasileira presente em todos os estados) fazia seu planejamento de objetivos a cada 4 anos. Ao adotar OKR, eles iniciaram com um ciclo anual, o que já trouxe um ganho enorme de agilidade.
Após algum tempo de adaptação ao ciclo anual, eles introduziram um ciclo quadrimestral, ganhando ainda mais agilidade e competitividade frente aos concorrentes.
Como implementar os OKRs anuais e trimestrais?
Defina seu ciclo de OKR
O primeiro passo é definir este importante parâmetro na sua adoção de OKR. De fato, a configuração mais comum é OKRs anuais e trimestrais, podendo variar de acordo com o seu contexto específico.
Tenha uma estratégia de negócios e produtos
OKRs anuais e trimestrais não surgem de uma página em branco. É preciso elaborar uma estratégia, seja para a empresa como um todo, seja para produtos específicos. E isso não significa construir um enorme Business Case.
A estratégia deve caber em uma página, descrevendo as principais escolhas e políticas orientadoras definidas pela liderança.
Considere seus produtos e serviços
Evite adotar OKRs somente com indicadores financeiros ou indicadores altamente estratégicos. O poder de OKRs está no mapeamento de benefícios e mudanças de comportamentos em produtos e serviços.
Assim, é importante que os OKRs estejam conectados o máximo possível aos produtos e serviços que os clientes consomem.
Inclua as pessoas na definição dos OKRs
O processo de definição de OKRs anuais e trimestrais requer conversas bidirecionais, entre diferentes líderes e equipes. Portanto, envolva as pessoas nesse processo, de forma que os OKRs se conectem de forma eficaz.
É necessário alinhar os OKRs trimestrais com os OKRs anuais estratégicos?
Diferente de outras abordagens tradicionais que buscam um cascateamento hierárquico de objetivos, com OKR buscamos alinhar (ou conectar) os OKRs de forma coerente.
Isto significa que os OKRs trimestrais funcionam como alavancas para contribuir com o atingimento dos OKRs anuais, de forma direta ou indireta.
Como avaliar o sucesso de OKRs anuais e trimestrais?
O fechamento de um ciclo de OKR, seja anual ou trimestral, é um ritual muito importante. Trata-se de um momento de conversas estruturadas e produtivas para registrar não somente os resultados dos OKRs mas principalmente os aprendizados que as pessoas tiveram no ciclo.
Mas isso não deve acontecer somente no final do ciclo. Ao longo do ciclo, acontecem os rituais de acompanhamento chamados de checkins de OKR: reuniões curtas e produtivas para realizar rápidas sincronizações acerca dos OKRs.
Qual é o prazo de OKRs estratégicos?
A disciplina de OKR não define uma duração fixa para os ciclos. Conforme já destacamos neste artigo, essa configuração é realizada de acordo com o contexto de cada organização.
Quais são os erros comuns ao definir OKRs anuais e como evitá-los?
Focar somente em indicadores financeiros
Um erro comum é definir OKRs anuais somente com indicadores financeiros. Obviamente eles são importantes e, para muitas empresas, são eles que dizem como está a saúde da organização.
Porém, complemente os Key Results financeiros com outras perspectivas estratégicas do negócio - aquelas que ajudam a medir as escolhas que a empresa faz para o ano seguinte.
Copiar e colar os Key Results do ano anterior
Os exercícios de planejamento estratégico de muitas empresas infelizmente é uma rápida revisão dos objetivos do ano anterior, limitando a capacidade da organização. Evite simplesmente “copiar e colar” os objetivos antigos e fazer uma simples revisão dos números.
Comece pela estratégia e pelas mudanças no seu ambiente de negócios. Isso sim irá gerar boas conversas, por meio de um pensamento estratégico que irá gerar ótimos OKRs.
Qual a importância de contar com uma ajuda especializada nesse processo?
Apesar de OKR ser algo aparentemente simples de compreender, sua implementação requer um olhar cuidadoso e uma atuação da liderança bastante específica.
A Thomaz Ribas é uma das maiores especialistas em OKR no contexto global. Com experiência em diversos setores e indústrias, nosso portifólio de técnicas e ferramentas garantem uma adoção altamente eficaz, desde startups até adoção de OKR em escala em multinacionais.
Para saber mais, entre em contato com a gente.
