O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é um conceito chave da manufatura lean que ajuda a tornar um processo de melhoria ou mudança mais eficaz. Neste artigo eu trago um pouco do histórico do PDCA e como aplicar.
Também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, o ciclo PDCA representa uma sequência lógica de quatro passos que se repetem com o objetivo de obter melhoria contínua, maior qualidade e aprendizado para que a empresa possa atingir seus objetivos.
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O que é o ciclo PDCA?
Vejamos o que é o ciclo PDCA e o que significa cada letra deste acrônimo.
PDCA: o que significa essa sigla
Cada letra do acrônimo PDCA representa um dos quatro passos:
P - Plan
Esta é a etapa de planejamento na qual ocorre a definição do problema e hipóteses sobre possíveis causas e soluções.
D - Do
Nesta etapa ocorre a execução - a implementação.
C - Check
Na etapa “Check” acontece a verificação e avaliação dos resultados.
A - Act
Por fim, a etapa “Act” representa a ação, ou seja, se os resultados não forem satisfatórios retorna-se ao planejamento.
Qual a origem do ciclo PDCA
Quando falamos de PDCA não podemos deixar de mencionar Walter Andrew Shewhart, um físico, engenheiro e estatístico americano, conhecido como o precursor do controle estatístico de qualidade.
Professor de universidades como Harvard, e Princeton, Shewhart utilizava a estatística para examinar quando uma ação corretiva deveria ser aplicada a um processo.
Shewhart influenciou grandes nomes da gestão como o grande William Edwards Deming, resultando na melhoria dos processos e aumento da qualidade na indústria, auxiliando no grande desenvolvimento japonês do século XX.
Deming é hoje visto como um dos grandes nomes da gestão, tendo influenciado fortemente a manufatura lean e empresas como a Toyota. Conhecido como o “guru” do TQM (Total Quality Management) Deming adaptou o ciclo de modified the Shewhart, dando origem ao PDSA (PLAN, DO, STUDY, ACT).
Quem criou o ciclo PDCA
Deming é considerado por muitos o criador do ciclo PDCA, mas ele sempre se referia ao PCDA como o "ciclo de Shewhart", dando os créditos àquele que mais o influenciou neste tema.
Uma das iniciativas mais conhecidas de Deming foi sua ida ao Japão após a Segunda Guerra Mundial, juntamente com J.M. Juran, outro grande nome da gestão. Deming ensinou diversos conceitos e práticas de melhoria da qualidade para os japoneses, incluindo o uso de estatísticas e o ciclo PDSA.
Por que o PDCA é conhecido como um ciclo
Os quatro passos do ciclo acontecem diversas vezes até a melhoria desejada ser atingida ou até o problema ser resolvido. Desde sua origem, o ciclo foi representado com uma imagem circular como esta abaixo.
Fonte: "Evolution of the PDCA Cycle" - Ronald Moen, Clifford Norman - set. 2009
O ciclo descrito busca prevenir a recorrência de erros através da busca de padrões e, ao mesmo tempo, constante adaptação desses padrões.
Kaoru Ishikawa, outro grande nome da gestão, sempre reforçava a importância de enxergar o PDCA como um ciclo, e não como uma simples sequência linear de 4 passos.
Em seu livro “What is Total Quality Control? The Japanese Way” de 1985, Ishikawa reforçou que “se os padrões não forem revisados a cada 6 meses, está provado que ninguém está os utilizando de forma séria.”
Uma contribuição valiosa de Ishikawa ocorreu quando ele incluiu no ciclo PDCA a definição de objetivos e metas na etapa de planejamento e a inclusão de treinamentos e capacitação para acompanhar a implementação.
Com relação a definição de objetivos e metas, as empresas mais ágeis como Google, Amazon e Twitter têm adotado uma ferramenta bastante eficaz chamada OKR.
Na década de 60, o ciclo PDCA se tornou parte das ferramentas de gestão consideradas a base da melhoria (kaizen) no Japão, juntamente com ferramentas como histogramas, Pareto, diagrama de espinha de peixe e diagramas de dispersão).
Dado que o PDCA é um ciclo que se repete, no fundo, poderíamos representá-lo como na imagem abaixo.
Adaptado de: https://www.allaboutlean.com/a3-report-part-1/pdca-multi-loop/)
Como aplicar o ciclo PDCA?
Etapa P (Plan)
A primeira etapa do ciclo PDCA chama-se “Plan” na qual, como o nome já diz, planeja-se o que será feito. É o momento de analisar a situação atual, identificar hipóteses, pensar em possíveis soluções e definir o escopo.
Abaixo algumas perguntas que geralmente são feitas nesta etapa:
- Qual é o cenário? Qual é o problema que estamos enfrentando?
- O que queremos atingir? Qual o nosso objetivo diante deste problema?
- Quais opções temos para solucionar o problema? Quais dessas opções são mais promissoras.
É importante que nesta etapa você converse com as pessoas envolvidas e não tente fazer um plano sozinho de forma isolada. Visite o “chão de fábrica” (Genchi Genbutsu), observe, colete dados, mesmo que o seu chão de fábrica seja um grupo de programadores de alta tecnologia.
Etapa D (Do)
A segunda etapa é o “Do”, na qual ocorre a implementação de fato, seja ela o desenvolvimento de um produto, uma mudança e algum processo, etc., segundo o que foi planejado na etapa anterior.
Etapa C (Check)
A terceira etapa é a “Check”. Aqui você irá verificar se a solução implementada realmente funcionou e se você alcançou seus objetivos.
É muito comum que o primeiro ciclo PDCA não gere os resultados desejados. Sem problemas! Repita o processo. Por isso chama-se “ciclo”!
Esta é provavelmente a etapa do PDCA que os gestores mais ignoram, pois não fazem sua lição de casa de visitar o “chão de fábrica” para verificar os resultados reais.
Cuidado com a armadilha de planejar e executar um projeto, ver seus indicadores melhorarem já sair iniciando um novo projeto. Se não houver verificação para ver se a implementação realmente deu certo, pode ser um grande desperdício.
Etapa A (Act)
A quarta etapa do ciclo PDCA é a “Act”, na qual se decide o que fazer dado os resultados obtidos na verificação. Se você conseguiu atingir os objetivos, celebre com o time!
Caso o problema não tenha sido resolvido ou os objetivos e metas não tenham sido atingidos, pergunte: “Por que a solução definida e implementada não atingiu os resultados esperados?” Descubra os motivos e repita o ciclo.
Exemplo de PDCA
Uma das equipes que presenciei adotando o PDCA foi um time de segurança da informação de uma empresa de tecnologia.
Este empresa entendeu que este tema de segurança, muito mais do que um projeto que tem começo, meio e fim, é algo que deve ser continuamente melhorado e decide então adotar o ciclo PDCA na gestão da segurança da informação.
O time de segurança da informação desta empresa (sim, precisamos de times coesos para o PDCA funcionar) se reúne de tempos em tempos (tipicamente a cada 30 dias) para manter o ciclo vivo.
Nesses encontros, eles avaliam seus indicadores e os feedbacks das decisões do último encontro (Check), tomam novas decisões (Act) e planejam novas ações a serem implementadas (Plan).
Entre as reuniões eles trabalham para implementar o que decidiram (Do) e também realizam treinamentos de segurança com todos os colaboradores, reforçando a importância do tema.
Melhoria contínua no coração do PDCA
Mais importante do que as quatro etapas do PDCA, sua essência está na idéia de melhoria contínua. Não se pode melhorar uma organização em uma única etapa.
Imagem: https://br.pinterest.com/pin/429319776968604599/
Cada organização possui sua complexa relação de interdependência de atividades, pessoas, produtos e serviços. Existem diferentes problemas em diferentes aspectos de um negócio.
Portanto, não foque em mudanças imediatas, mas no desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua. Ensine aos colaboradores a importância de melhorar sua parte do processo e o todo continuamente. Todos são responsáveis pela identificação de problemas por melhorar continuamente. Esta é a essência do kaizen.
A evolução do PDCA
Com o passar dos anos, outras versões do ciclo foram surgindo. Na década de 90, Deming trouxe o ciclo PDSA (substituindo o “Check” por “Study”) e o chamou de “Shewhart cycle for learning and improvement”.
Na etapa Study, Deming propõe o estudo cuidadoso dos resultados através de perguntas como:
- O que estamos tentando atingir?
- Como saberemos que uma mudança gerou resultados?
- Quais mudanças podemos realizar para gerar melhorias?
A Toyota, cujo sistema de produção (TPS) virou referência para o mundo, refinou o ciclo PDCA concebendo um processo de oito etapas que, segundo eles, ajuda os colaboradores a sempre desafiarem o status quo:
- Esclarecer o problema
- Decompor o problema
- Estabelecer uma meta
- Analisar a causa raiz
- Desenvolver contramedidas
- Ver as contramedidas
- Monitorar resultados e processos
- Padronizar processos bem-sucedidos
Scrum e o ciclo PDCA
Segundo o Scrum Guide, Scrum é um framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível.
Utilizado para desenvolver produtos desde 1990 e amplamente adotado para o desenvolvimento de software, podemos dizer que o Scrum é fortemente inspirado no ciclo PDCA.
Se observarmos as “cerimônias” do Scrum, podemos fazer o seguinte paralelo:
- Planning Meeting - Etapa “Plan”
- Execução da Sprint e Daily Meetings - Etapa “Do”
- Review Meeting - Etapa “Check”
- Retrospective Meeting - Etapa “Act”
Kanban e o ciclo PDCA
O método Kanban da mesma forma traz suas cadências inspiradas no ciclo PDCA (Kanban meetings, Replenishment meetings, Delivery Planning Meetings, Service Delivery Review e Operations Review).
Concluindo, o PDCA é uma ferramenta essencial para qualquer iniciativa de mudança ou melhoria. Infelizmente muitos dos projetos falham por negligenciar o conceito por traz do ciclo PDCA.
Mas realmente não é nada fácil passar pelas quatro etapas com eficácia. As etapas “Plan” e “Do” são mais naturais para muitos de nós gestores. Mas quando se fala em verificar (“Check”), é fácil ignorarmos e partirmos para o próximo projeto.
Espero que de alguma forma este artigo te inspire em investir mais tempo estudando e verificando seus resultados, antes de rodar o próximo loop.
Quer evoluir a gestão de sua empresa? Entre em contato.
Grande abraço,
Thomaz Ribas