Gestão de tempo: como não desperdiçar tempo na sua empresa

Existem inúmeros artigos, livros e vídeos sobre produtividade e gestão de tempo. Se você busca no Google por “qual a importância da gestão de tempo”, “como não desperdiçar tempo” ou “como resolver problemas com a gestão de tempo na sua empresa”, terá como resultado milhões de páginas.

Porém, infelizmente mesmo com todo esse conteúdo disponível, muitas empresas desperdiçam horas e horas com trabalho improdutivo que não gera valor para o negócio. Um dos maiores vilões nessa história chama-se REUNIÃO.

Você já esteve em alguma reunião como essa da figura abaixo?

Gestão de tempo

Fonte: https://bruceherwig.wordpress.com

 

Existe o mito de que reuniões são um mal necessário no ambiente corporativo, mas elas podem ser realmente frustrantes quando falamos em gestão de tempo.

Ocorre que reuniões ruins são um reflexo de um modelo de gestão ruim. O problema não são as reuniões em si, mas o seu propósito, a sua duração e principalmente a frequência com que elas ocorrem.

A boa notícia é que é possível transformar o que hoje é tedioso e improdutivo em algo produtivo, focado, até energizante. A chave para melhorar as reuniões não tem a ver com melhor preparação, agendas ou atas. A maioria das reuniões carece na verdade de contexto e propósito. Elas são uma mistura confusa de trabalho administrativo, ações táticas, estratégicas, revisões, reports e planejamento, com pouca resolução ou clareza.

Contexto e propósito

Muitas vezes os líderes colocam todo tipo de assunto possível em uma longa reunião de equipe. Isso gera confusão e frustração, pois as pessoas gastam energia para alternar entre os temas operacionais, táticos e estratégicos, gerando pouco ou nenhum senso de progresso.

Para criar contexto, os líderes devem variar entre tipos de reuniões. Ao criar contexto para cada tipo reunião, fatalmente precisaremos de mais reuniões.

Calma! Isso não significa necessariamente mais tempo em reuniões, e sim mais tipos diferentes de reuniões.

A seguir apresento um modelo que contém 4 tipos de reuniões que ocorrem em cadência regular em uma empresa: a reunião diária, a reunião tática semanal, a cadência estratégica mensal e a revisão trimestral. Este modelo é inspirado nos trabalhos de Patrick Lencioni (Death by Meeting) e David Anderson (Kanban Cadences).

Reunião diária

A reunião diária deve durar no máximo dez ou quinze minutos. O objetivo é simplesmente manter os membros da equipe alinhados quanto a atualizações e microdependências entre pessoas ou equipes.

Reunião tática semanal

A reunião tática semanal é o que a maioria das pessoas conhece como reunião de equipe. Ela tem duração de até 1 hora e deve ocorrer com o objetivo de resolver questões que afetam os objetivos de curto prazo.

Minha opinião é que essa reunião funciona melhor se não houver uma agenda pré-definida. A equipe analisa rapidamente as prioridades e em seguida decide o que fazer.

Isso ajudará a evitar desperdício de tempo com questões triviais sem valor e focar apenas naquelas questões realmente relevantes e críticas naquele momento.

Nesta reunião o desafio é ter disciplina para identificar e adiar a discussão de tópicos mais estratégicos, o que nos leva ao terceiro tipo de reunião: a cadência estratégica mensal.

Cadência estratégica mensal

A reunião estratégica mensal é o tipo de encontro mais interessante para os líderes de uma empresa. É o momento apropriado para tópicos mais importantes para o negócio, aqueles que terão impacto de longo prazo.

É interessante que cada reunião estratégica inclua no máximo um ou dois tópicos, alocando aproximadamente duas horas para cada tópico.

Revisão trimestral

Esta é a reunião de mais alto nível e serve para revisar e ajustar a estratégia com base nas informações de clientes e do mercado. É uma oportunidade para refletir se ainda estamos atuando nos projetos certos. Eficácia é fazer a coisa certa!

Este é um momento para a empresa se desafiar sobre a sua capacidade de sobrevivência no mercado e se é preciso fazer alguma adaptação no seu modelo de gestão.

Temas como o desempenho das equipes, a estratégia da empresa, ameaças competitivas e tendências da indústria são comuns nesta reunião.

Um líder que odeia reuniões é igual a um cirurgião que odeia operar pessoas ou um maestro que odeia concertos.

Na sua empresa você sente que está desperdiçando tempo com reuniões sem propósito e sem contexto? O modelo apresentado se encaixa na sua empresa?

Reuniões são ferramentas de trabalho dos líderes, e a solução para reuniões ruins não é a eliminação delas, mas sim a sua transformação em encontros significativos, envolventes e relevantes.

 

Grande abraço,

Thomaz Ribas

 

“Cada reunião é uma oportunidade para esclarecer questões, definir novas direções, aprimorar o foco, criar alinhamento e levar os objetivos adiante.” – Paul Axtell

 

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